Organiza tu agenda y tus tareas con Akiflow (Time Blocking y Time Boxing)

Akiflow es una herramienta para la gestión de tu tiempo,  con las opciones de crear eventos en el calendario, e incluye la posibilidad de crear tareas para cada uno de ellos. Akiflow te permite establecer tu rutina diaria, calcular el tiempo de trabajo y el tiempo para dedicarle a tu familia. La plataforma es ideal para poner en práctica estrategias de timeblocking y timeboxing.

Akiflow

Akiflow es una plataforma que reúne todo en una sola: las aplicaciones de tareas, las listas to-do y los calendarios. Su funcionamiento es parecido al de Google Calendar, con la ventaja que permite añadir tareas y no solo eventos.

Actualmente, Akiflow se encuentra disponible para macOS, iOS, Windows y Android. Puedes crear una cuenta gratuita a través de nuestro link de referidos. Mediante esta plataforma podremos organizar nuestra agenda diaria creando tareas y eventos. Además, podemos configurar las descripciones, el tiempo, etcétera.

Timeblocking

El timeblocking es una estrategia de gestión de tiempo para organizar tus tareas pendientes. Resalta por su división del día en bloques de tiempo según la actividad que debes realizar. Por ejemplo: Un bloque para actividades matutinas de 7 a 8 de la mañana o un bloque de 9 a 10 de la mañana para trabajar en la creación de vídeos de YouTube.

La idea es agrupar dentro de estos bloques tareas que sean de naturaleza similar y que ayuden a alcanzar el objetivo de ese bloque, para ello es necesario ayudarnos del timeboxing que veremos más adelante.

Timeblocking con Akiflow

Crear eventos

Lo principal para trabajar con Akiflow es crear un evento, que serían los bloques de tiempo necesarios según la estrategia de timeblocking. Hacerlo es sencillo para nosotros como usuarios, ya que debemos arrastrar el mouse en las horas específicas del calendario que va a ocupar dicho evento.

Luego, aparecerá un recuadro donde podremos dar un nombre al evento, una descripción, modificar el tiempo que nos va a tomar, marcar la frecuencia o crear una checklist,  en caso de utilizarlo como rastreador de hábitos. En la descripción, también, podemos añadir negrita, cursiva, subrayado, entre otras cosas.

Crear rutinas

Una rutina es una serie de actividades que repetimos todos los días, por lo cual, sería sumamente tedioso añadir diariamente el mismo evento. Akiflow nos facilita este proceso, porque podemos seleccionar “every day” o cada día como frecuencia en el evento, la plataforma lo replica para cada día de la semana en el calendario.

Recuerda, al establecer tu rutina diaria debes dejar espacio para tu tiempo familiar y de ocio. Igualmente, recomendamos utilizar los bloques de Akiflow para marcar el tiempo destinado al descanso porque es tan importante como tu trabajo y obligaciones.

Timeboxing

Es otra estrategia de gestión de tiempo que puedes utilizar junto con al timeblocking, puesto que una vez se ha dividido nuestro día en bloques, debemos saber qué tareas vamos a realizar en esos intervalos de tiempo.

Siguiendo nuestro ejemplo en el bloque de actividades matutinas incluiríamos tareas como cepillarnos los dientes o meditar y en el bloque de creación de vídeos de YouTube deberíamos incluir tareas como redacción de guión, grabación y edición.

Una de las particularidades del timeboxing, es que una vez hemos seleccionado la tarea que llevaremos a cabo, debemos enfocarnos en ella por el periodo de tiempo elegido, evitando cualquier tipo de interrupción para lograr optimizar nuestro tiempo. Si el límite de tiempo llega a su fin, es mejor descansar y continuar con la tarea en otra ocasión.

Timeboxing con Akiflow

Crear tareas

Al lado izquierdo del calendario encontraremos una barra de tareas, al crear tu cuenta estará vacía. Allí debes colocar el nombre de la tarea a agregar, posteriormente, en un recuadro podrás modificar el nombre y la descripción, así como añadir hipervínculos, etiquetas, el tiempo que tenemos estimado y si es una tarea recurrente o no.

La tarea recién creada permanecerá en la barra para que luego la arrastremos hasta uno de nuestros bloques de tiempo, el que mejor se ajuste a su naturaleza. Si no terminas la tarea en el tiempo puedes devolverla a la barra después, para añadirla otro día. No recomendamos aplazarla directamente al día siguiente.

También, podemos marcar una tarea como “Goal of the day” o meta del día, usualmente se hace con tareas largas, cuya culminación nos producirá gran satisfacción para continuar con nuestras actividades del resto del día.

Timeblocking y timeboxing en Akiflow

Unir estos dos métodos de gestión de tiempo en Akiflow es bastante sencillo, ya que al crear un evento, creamos bloques de tiempo y al crear tareas estamos utilizando el timeboxing para organizarlo mejor.

Además, es una ventaja poder previsualizar los bloques y las tareas que acompañan a cada uno desde el calendario, lo que nos ayuda a saber qué tareas hemos terminado y cuáles siguen pendientes.

Akiflow también permite conectar aplicaciones externas como Trello, Zoom y Notion para mantener en orden nuestro calendario. Finalmente, debemos recordarte que las rutinas pueden cambiar con el tiempo o podemos necesitar tiempo de otras actividades, así que los bloques de tiempo no son estáticos y pueden modificarse según sea necesario.

Para saber cómo funciona la interfaz gráfica y orientarte en la creación de eventos y tareas en Akiflow puedes ver nuestro video en YouTube, donde explicamos paso a paso la creación de una rutina diaria.

En conclusión, Akiflow es una gran herramienta para mantener organizada nuestra rutina diaria tanto personal como profesional a través de una metodología de bloques de tiempo y tareas. ¿Qué esperas para probarla? Si te gusta el mundo de la productividad o quieres mejorar tu gestión de tiempo suscríbete a nuestros cortos de productividad.

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