Anotar nuestras tareas se ha transformado en algo trivial y por lo mismo muchas veces no nos tomamos el tiempo en pensar bien qué estamos escribiendo.
En este artículo veremos unos ejemplos de tareas mal redactadas y tres claves para solucionarlos.
No siempre nos tomamos el tiempo de redactar y definir adecuadamente nuestras tareas.
Muchas veces anotamos en pedazos de papel sueltos lo que queremos lograr sin darle mucha vuelta al asunto. Ya sea si tu tarea es ir a comprar huevos al supermercado o bien el terminar una presentación para tu trabajo, hay consejos prácticos que son fáciles de implementar y nos ayudarán enormemente al momento de implementar rutinas de productividad.
Una misma línea, un mismo to-do, un mismo post-it no con una sino con dos cosas que hacer a la vez en la misma tarea.
¿Te suena conocido?
Estos son dos ejemplos reales que alguna vez en mi vida definí de esa manera y que probablemente se me aparecen de vez en cuando. Como ya probablemente has imaginado, ambas tareas están mal definidas, es decir, ambas tareas son ambiguas en cuanto a qué significa el completarlas, tienen más de una acción e incluso una contiene una pregunta.
Una tarea debe contener un verbo claro que sea el driver de tu acción. Dicho verbo debe ser específico en lo que necesitas lograr y muy claro en determinar si hiciste o no la tarea.
La misma tarea, además del verbo, debe contener una métrica ya sea numérica o binaria, que te indique que ha sido completada.
Finalmente nunca debes incluir dos acciones en una misma tarea ya que si terminas una parte y no la otra no sabrás si marcarla como lista o no.
¿Cuál es el “deliverable” final que me están pidiendo? — es decir, ¿eres tú responsable de obtener los números de finanzas o basta en que envies tu parte de la presentación si no te llegan los números a tiempo?
Si terminas la presentación y tu jefe no está de acuerdo, o bien no consigues reunirte con él, ¿habrás terminado la tarea?. ¿Qué pasa si se la envías por correo y le dices que el la mande a quien corresponda?. ¿Puedes marcar la tarea como lista apenas envies el correo?
¿Puedo obtener lo que necesito de mi lista Y las aspirinas en el mismo lugar? ¿Qué pasa si no consigo todas las cosas de la lista, debo ir a otro Supermercado?
¿Quiero o no comprar el regalo de cumpleaños en el Supermercado o en la Farmacia? ¿Puedo? ¿Tengo alguna idea de qué quiero comprar?
En ambos casos las respuestas no siempre son obvias y entran en el mundo de las suposiciones. Lo ideal sin embargo es poder hacerse estas preguntas antes de anotar las acciones, liberando así tu mente y tiempo ya que solo tendrás que ejecutar una vez que comiences.
La clave vuelve a ser el tomarse un tiempo extra en pensar para así ser mucho más efectivo al momento de ejecutar.
Si logras dar respuesta a las tres preguntas anteriores te garantizo lograrás tener mucho más claridad en lo que debes hacer, planificarás mejor tus tiempos y no perderás energía pensando mil veces las mismas cosas.
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