AKIFLOW: Time blocking, tareas y calendario juntos, en un mismo lugar

Akiflow es una plataforma de gestión de tiempo que nos permite integrar todas nuestras herramientas en un solo lugar para organizar nuestras tareas y calendario, a través de una metodología de time blocking, sin necesidad de recurrir a otras aplicaciones. Su interfaz es intuitiva y fácil de utilizar, lo que nos permite mantenernos productivos y planear nuestro día a día sin mayor esfuerzo.

¿Cómo puede ayudarte el Time blocking?

Time blocking es una estrategia de gestión de tiempo, que consiste en la organización de tareas pendientes. Destaca por su división del día en bloques de tiempo, en los cuales se realizan tareas para alcanzar un determinado objetivo, siempre que sean de naturaleza similar. Por ejemplo: investigar para una asignatura de la universidad y estudiar para un examen mientras que responder emails de trabajo sería un bloque totalmente diferente.

Otra particularidad del time blocking es que no se trata de una lista de tareas sin orden alguno sino que las tareas se organizan según su relevancia, naturaleza o prioridad para evitar la procrastinación, facilitar la concentración y aumentar la productividad, logrando así la sensación de satisfacción personal.

Akiflow

Akiflow es una plataforma que reúne lo mejor de las aplicaciones de tareas, las listas to-do y los calendarios. Porque facilita la creación de tareas y eventos, entre otras funciones permite marcar las tareas como realizadas, poner fechas límites, seleccionar la hora de un determinado evento, conectar a una reunión virtual, etc... 

Una de las grandes ventajas de Akiflow para la estrategia de time blocking es la centralización o integración de varias herramientas de productividad en ella, porque se pueden conectar las herramientas más populares como Asana, Gmail, Google Calendar, zoom, notion y Trello para importar nuestras actividades y sincronizarlas a medida que se creen nuevas. 

Otra función importante es la de calendarizar, que funciona de manera similar a Google Calendar pero que permite integrar tareas y no solo eventos a él. Actualmente, Akiflow está disponible para macOS, iOS, Windows y Android. Puedes crear una cuenta gratuita a través del link que te ofrecemos desde el productivista.

¿Cómo usar Akiflow?

Akiflow es una herramienta sencilla de utilizar, ya que está hecha para las interacciones de los usuarios y así facilitar su día a día.

Generar Tarea

Al dar click en un día del calendario, aparecerá una pequeña ventana con lo referente a la tarea. En ella podremos escoger un título, añadir una descripción, etiquetas, fecha y hora de inicio, el tiempo aproximado que nos requiera completarla y la fecha límite para darla por terminada.

La descripción permite el uso de negrita, cursiva, subrayado, encabezados h1 y h2. También da la opción de elegir el nivel de prioridad de la tarea o establecer una meta diaria, cuando deba realizarse diariamente o sea una tarea que necesite fragmentarse.

Crear eventos

Los eventos también se crean desde el calendario pero debemos deslizar el mouse desde la hora de inicio a la de finalización. Akiflow creara una pequeña cita un color diferente y desplegará una ventana con los datos del evento. Además, permite configurar la localización, si se repite el evento, añadir invitados, una descripción o el link en caso de ser una conferencia en línea.

Menú

Es el lugar desde el cual podremos visualizar nuestras tareas. En primer lugar, tenemos el inbox, desde el cual se pueden crear distintas tareas, añadir la información que requiera y pasarla al calendario. Una ventaja del inbox es que no se necesita correr la tarjeta indefinidamente en el calendario en caso de no completarla sino que puede volver al inbox para añadirla nuevamente cuando sea necesario.

Esta sección está ubicada al lado izquierdo de la plataforma y nos permite filtrar las tareas según la fecha en que deben realizarse. Tenemos una opción para “hoy”, otra para “pronto”, “algún día” o “todas las tareas”. La opción de “algún día” muestra las tareas que no tiene una fecha determinada para llevarse a cabo.

Etiquetas

Las etiquetas sirven tanto para tareas como para eventos y son realmente prácticas para agrupar determinadas actividades que nos ayuden a cumplir una meta. Algunos ejemplos podrían ser: estudios, canal de YouTube o trabajo.

Todas las etiquetas que vayamos creando aparecerán al lado izquierdo, debajo del menú y al dar click sobre una de ellas, desplegará una pestaña con las tareas que tengan dicha etiqueta, lo cual nos permite organizar unos en bloques según la metodología time blocking.

Otras funciones

• Buscador de eventos tareas personas y direcciones de correo electrónico
• Uso de varias zonas horarias según las localizaciones en el calendario
• Crea tareas recurrentes (diarias o mensuales)
• Comparte tu disponibilidad sin necesidad de buscar en el correo y el calendario
• Utiliza atajos de teclado para hacer tu experiencia más rápida, por ejemplo puedes marcar una tarea como completada al pulsar la letra “e”
• Recibe notificaciones poco antes de las horas marcadas en el calendario
• Sincronización entre la versión web y la de dispositivos móviles.

Comparación con calendarios y gestores de tareas

Como ya se ha mencionado Akiflow integra lo mejor de ambas aplicaciones de productividad. Si bien su función de calendario es muy similar a la de Google porque permite añadir conferencias, horas, entre otras funciones, Google Calendar no permite añadir tareas, ni designar a un responsable por ellas.

Motivo por el cual debemos recurrir a una aplicación externa como los gestores de tareas que permiten crear una lista con todas nuestras actividades pendientes pero no tienden a ser visualmente atractivos, ni nos ayudan a organizarlas por bloque y en muchas ocasiones ni siquiera incluyen el tiempo que demorará realizar las tareas. Esto no sucede con Akiflow porque integra de manera simple todas estas funciones.

En conclusión, Akiflow es una herramienta muy útil porque permite centralizar todas las aplicaciones que ya usamos en una sola, sin tener que introducir nuevamente nuestras tareas en cada una de ellas por su sincronización. Te invitamos a probarlo de manera gratuita y a ver nuestro video que sirve como guía para dar tus primeros pasos en Akiflow.

Reseña completa en video de Akiflow

Y si te interesa aprender cómo usar esta herramienta, te dejo aquí el video completo publicado en El Productivista