¿Cómo iniciar en Pipedrive? - Guía básica

Pipedrive es un CRM diseñado para gestionar tu negocio de forma simple pero tener tantas opciones puede parecer un reto a primera vista. Por ello, te traemos una guía básica para que des tus primeros pasos en Pipedrive. El primer paso es conectar tu cuenta de correo electrónico para manejar a tus prospectos desde la misma interfaz, luego podremos crear tratos y añadir nuestras notas o documentos pertinentes.

Bienvenido a Pipedrive

En primer lugar, es necesario crear una cuenta. Si deseas probar todas las funciones que ofrece Pipedrive puedes obtener una prueba gratuita de 30 días y un 20% de descuento si decides suscribirte a través de nuestro link de referidos.

Una vez tenemos nuestra cuenta, el primer paso es conectar nuestra cuenta de correo electrónico, ya que por lo general los gestores de correo que ofrecen nuestros proveedores de dominio no tienden a ser muy buenos a nivel de organización, así que la información de nuestros prospectos se pierde entre otros muchos correos.

¿Cómo conectar el correo electrónico?

Debemos buscar la opción “sincronización de correo electrónico” en Ajustes. Allí tenemos dos opciones para conectar nuestro correo electrónico con Pipedrive.

CCO inteligente

La copia oculta inteligente es la primera opción y consiste en enviar copias de los correos que creamos relevantes para nuestro negocio. Pipedrive nos facilita una dirección de correo que debemos copiar y pegar en el campo CC o CCO al enviar o reenviar nuestros correos electrónicos desde su gestor original.

El proceso se realiza de forma manual porque debemos reenviar o enviar cada correo a la dirección asignada para que Pipedrive pueda mostrárnoslo desde su interfaz.

Conectar el correo electrónico

Contrario a la CCO inteligente, esta es una forma automática de realizar el proceso de sincronización que puede configurarse de dos maneras; la primera consiste en convertir a Pipedrive en un gestor de correo electrónico, es decir que todos los correos electrónicos que se envíen y reciban desde esa dirección aparecerán disponibles en Pipedrive. Es la mejor forma de gestionar tu correo si tienes una dirección exclusiva para las ventas.

La segunda forma es más selectiva, y es ideal si solo dispones de una dirección de correo para todo tu negocio, pero debemos configurarla. Para comenzar debemos añadir la cuenta de correo electrónico a nuestro Pipedrive, es rápido ya que solo debemos dar clic en el botón “Añadir cuenta” y seguir los pasos.

Luego, debemos ir a nuestro gestor de correo electrónico y crear una carpeta llamada Pipedrive. Volvemos al CRM para seleccionar la carpeta con su nombre, también podemos incluir otras. Así cada vez que movamos un correo a esta carpeta se reflejará en la interfaz de Pipedrive.

Gestor de correo electrónico

Pipedrive tiene varias funciones, entre ellas la de actuar como gestor de correo electrónico, para lo cual cuenta con algunas funciones:

Responder y Reenviar

Se tratan de las actividades básicas de un gestor de correo electrónico. Al recibir un correo de uno de nuestros prospectos Pipedrive nos brinda la oportunidad de reenviarlo a un miembro de nuestro equipo o responder el correo.

En este último caso, es igual que los demás gestores, ya que permite dar formato al texto, escoger tipo y tamaño de letra, así como cursiva subrayado y demás elementos del texto. Asimismo se pueden enviar imágenes y archivos con la seguridad de que permanecerán almacenados en Pipedrive.

Archivo y Rastreo

Son dos funciones de gestión, la función de archivar cuenta con dos opciones: archivar y eliminar en el cliente de correo electrónico al archivar en Pipedrive, es decir que si realizamos alguna acción en Pipedrive se verá reflejado inmediatamente en nuestro gestor de correo electrónico.

Por otro lado, la función de rastreo permite conocer el destino del correo. Por ejemplo, si el correo fue recibido, abierto o si el prospecto hizo clic en los enlaces. También, permite activar notificaciones respecto a las actividades de rastreo.

Manejo de prospectos

Crear Contacto

Cuando un prospecto te envía un correo electrónico Pipedrive te da la opción de añadirlo a tus contactos, lo que significa agregarlo a una base de datos con los demás prospectos y clientes. Luego, podrás seleccionar en qué etapa de tu embudo de ventas se encuentran.

La función se encuentra en la barra lateral derecha al abrir el correo en “Crear contacto nuevo” aunque también podemos añadir un nuevo correo de un antiguo prospecto, si es el caso. Se desplegará una ventana que pide los datos básicos como nombre, teléfono, correo y estado de marketing.

Crear un trato

Una de las mejores opciones que nos ofrece este CRM es la creación de tratos basados en las interacciones por correo electrónico. Para crear el contacto, debemos mirar en la barra lateral derecha donde aparecerá la opción de “Añadir un nuevo trato.”

Al darle clic se desplegará un cuadro donde debemos ingresar los datos relevantes de la empresa, el nombre del trato, el valor monetario, la posible fecha de cierre y la etapa del embudo en que se encuentra el cliente.

El embudo también podemos configurarlo para que se adapte a nuestro esquema de negocios y pueda reflejar el lugar en que se encuentran nuestros prospectos.

Visualización

Al crear un trato podemos acceder a una ventana con una gran cantidad de información sobre el mismo, que iremos modificando conforme el trato avance, pudiendo añadir notas, reuniones, actividades, documentos, facturas entre otros.

También, podemos ver si hemos ganado, perdido a ese prospecto o si la negociación aún está en curso. Este es un apartado muy completo para gestionar nuestro negocio y mantener en orden las conversaciones y notas respecto a un posible cliente.

En conclusión, solo basta tener conectado tu correo electrónico a Pipedrive para tener una mirada mucho más amplia de tu negocio para lograr incrementar tus ventas, conocer a tus prospectos, acordar planes de pago, entre otras cosas ¿Te animas a probarlo?

Video explicativo