¿Cómo organizar tus proyectos con Pipedrive?

Pipedrive es un CRM para la gestión de nuestros proyectos, negocios, prospectos y clientes. Una de las secciones más importantes de Pipedrive son los proyectos dónde podemos añadir tareas, actividades, etiquetas y el progreso del proyecto en general, para facilitar nuestra interacción con los clientes, los contratos con otras empresas, entre otros.

Pipedrive como CRM

Un CRM se trata de un sistema para la gestión relaciones con los clientes. Los softwares que se dedican a ello incluyen un amplio repertorio de funcionalidades referentes a la organización de una empresa, tales como el proceso de ventas, campañas de marketing, atención al cliente, contratos con otras empresas y gestión de proyectos. Si bien Pipedrive ofrece estás opciones, solo nos centraremos en la última para dar una mejor explicación sobre cómo trabajar la sección de proyectos de Pipedrive.

Los proyectos en Pipedrive

Podemos encontrar esta sección en la barra del lado izquierdo junto a otras opciones, al darle clic, se abrirá una ventana dónde veremos los proyectos añadidos. Pueden aparecer en forma de bloque o de lista según nuestra configuración. Podemos crear un nuevo proyecto en “+ Project” o trabajar sobre el proyecto de muestra.

Funciones de un proyecto de Pipedrive

Pipedrive nos ofrece una barra lateral donde se puede ver el estado de progreso de cada proyecto, la barra aumenta conforme se van marcando como finalizadas tareas y actividades que hayamos agregado. También, tiene un sub-menú de etiquetas predeterminadas para marcar el proyecto como:

• Pendiente
• En proceso
• En espera

Aunque incluye una cuarta opción para añadir nuestras propias etiquetas, recomendamos agregar “prioritario” para destacar la urgencia del proyecto. En esta misma área, podemos encontrar la fecha de inicio y finalización del proyecto.

También, cuenta con una sección llamada “vinculado a” dónde podremos señalar la relación del proyecto con una persona, empresa o un trato en específico. Esto nos permitirá agrupar los proyectos para posteriormente filtrarlos de una manera sencilla, según sea necesario.

Además, incluye una sección de detalles dónde podemos añadir una descripción personalizada para cada proyecto y otros campos personalizados que sirvan para informar sobre el mismo.

Las tareas en los proyectos de Pipedrive

En primer lugar necesitamos crear una tarea, para ello se debe dar clic en “plan” y luego seleccionar “+ tarea” y se desplegará una ventana con los datos que debemos completar, tales como nombre, fecha límite, responsable, fase y proyecto donde se va a incluir.

Adicionalmente, tenemos la posibilidad de añadir sub-tareas, es decir aquellas que son necesarias para finalizar por completo una tarea principal. Por ejemplo, si la tarea es crear un video de YouTube, una sub-tarea podría ser escribir el guión y otra grabar el vídeo.

Otra opción importante para la planificación y el seguimiento de las tareas es la de “fases” que consiste en marcar la tarea según el momento del proyecto en el que se deben realizar. Pipedrive nos brinda cinco opciones para ello:

• Empezar
• Planificación
• Implementación
• Revisión
• Cierre

En la sección de tareas debemos incluir todas aquellas que sean necesarias para terminar el proyecto. Cabe destacar que las tareas no se incluyen en el calendario como si lo hacen las actividades.

Pipedrive también nos ofrece la posibilidad de añadir actividades al dar clic en la flecha hacia abajo, al lado de tareas, debemos dar clic en “+ actividades” y, al igual que con las tareas, se desplegará una ventana para completar los datos, entre los que se incluyen tipo de actividad, es decir si es una reunión o una llamada, añadir el link, en caso de que se trate de una actividad en línea, el proyecto del qué se trata y los involucrados.

Otras ventajas

Si bien la sección de tareas y la barra lateral son uno de los principales atractivos para utilizar Pipedrive como gestor de proyectos, también tiene otras funciones importantes para ayudarnos con su organización. Por ejemplo, podemos añadir diferentes tipos de archivos como hojas de cálculo, PDF y documentos de texto, también podemos agregar notas, correos y documentos inteligentes.

Vista de los proyectos

Pipedrive ofrece dos tipos de vista general para los proyectos, la predeterminada es en formato bloque, dónde se dividen los proyectos según la fase en que se encuentren. A simple vista podemos ver el nombre, la vinculación y la fecha de vencimiento, incluso resaltará los días que faltan si el proyecto vence en poco tiempo. Desde este tipo de vista también podemos mover el proyecto de una fase a otra arrastrándola con nuestro mouse.

El otro tipo de vista es de un formato de lista, es más específico que el anterior porque podemos ver el nombre del proyecto, las etiquetas, el progreso basado en un porcentaje, la fase, el responsable, la fecha de inicio y finalización. Además, desde el formato de lista podemos filtrar los proyectos según sus etiquetas y fases. También es posible ordenar de mayor a menor o viceversa, según las fechas.

Otras funciones de Pipedrive

Pipedrive está creciendo de una manera orgánica, brindándonos recursos para la gestión de los clientes y los contratos, además de otros módulos creados para facilitar la administración de nuestros clientes o prospectos hasta que realizamos una venta.

Asimismo, permite administrar la parte empresarial del proyecto, por lo que como CRM incluye varias funcionalidades útiles y prácticas para completar nuestros proyectos. Tampoco debemos olvidar qué sirve para manejar nuestro correo electrónico, de manera tal que nos permita atraer más prospectos.

Por esta razón y debido a que está en constante evolución se puede decir que Pipedrive posee los elementos para ser considerado una suite de productividad, especialmente si continúa innovando.

Para concluir, Pipedrive es una herramienta muy completa que te permitirá manejar tus clientes, proyectos, actividades, entre otras cosas, para ayudarte a mejorar tu gestión comercial. Si quieres saber más puedes ver nuestro video o suscribirte a Pipedrive mediante nuestro link, obtendrás 30 días de prueba gratis y un descuento si decides seguir usándolo.

Y si quieres más información, te dejo aquí el video completo para que una vez creada tu cuenta, puedas seguir paso a paso la implementación.