¿Se te pierden tus tareas también? Aquí mi solución

¿Te ha pasado que pierdes el rastro de tus tareas? El otro día estaba organizando mi agenda, buscando las cosas más importantes que hacer en el día. Vi mi listado de tareas, anoté las prioridades, todo lo que hemos aprendido en este canal por varios años ya, e hice mi listado de tareas. Sin embargo, ocurrió que había tareas que no estaban en el radar. ¿Por qué?

La importancia de un único sistema

La razón es simple: estaban en otros sistemas. ¿Cómo puede ser que uno vaya poco a poco perdiendo el control de dónde anota las cosas que tiene que hacer? No cualquier cosa, las cosas importantes. Vamos a conversar de la importancia de tener un único punto de verdad, una única fuente donde esté toda nuestra información y cómo hacerlo. Mi nombre es Roberto y te doy la bienvenida al podcast del Productivista.

¿Por qué pierdo mis tareas?

Todo comenzó cuando empecé a usar nuevas aplicaciones para probar, de hecho para el canal y para llevar mis tareas. Empecé a tomar notas de esas tareas en diferentes lugares. No suelo hablar de aplicaciones concretas, me gusta que todo sea muy agnóstico en términos de tecnología, pero voy a referirme a algunas porque frecuentemente me preguntan en los comentarios cuáles son las aplicaciones que utilizo.

Diversidad de aplicaciones y la confusión

En mi caso, utilizo OmniFocus para gestionar mis tareas diarias y planificarme. Sin embargo, empecé a probar nuevamente una mezcla de time blocking y timeboxing, utilizando Akiflow, una aplicación que permite gestionar tareas en un calendario. Al mismo tiempo, tomo notas en Mem, apunto tareas en Capacities y he vuelto a probar Tana, una aplicación que ha mejorado considerablemente. De repente, me encontraba utilizando múltiples aplicaciones distintas para gestionar mi día a día.

"Si no pensamos con anticipación, terminamos con un sistema inconsciente y mal diseñado para gestionar nuestras tareas."

Sistemas rudimentarios de organización

Aunque no todos usan cinco o seis aplicaciones, es muy común tener sistemas rudimentarios como notas en Post-it, libretas como Moleskine o aplicaciones de recordatorios como los Reminders de Apple o los recuerdos de Google. Además, hoy en día recibimos mucha información accionable a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp ySlack.

La locura de gestionar tantas fuentes de información

Toda esta combinación lleva a un caos. No podemos eliminar todos estos sistemas, ya que en muchos casos, no está bajo nuestro control dejarlos de usar, especialmente si nos lo exigen en el trabajo. Pero una solución viable es instaurar conscientemente una rutina donde procesemos todas estas bandejas de entrada de información.

Procesando tus bandejas de entrada

Para mí, revisar mis correos electrónicos diariamente es crucial, ya que ahí recibo la información relacionada con mi negocio. También reviso mis correos personales por si llega algo importante. Sin embargo, plataformas como las redes sociales no necesitan atención diaria. La idea es dimensionar todos estos puntos de entrada de información y generar una rutina que permita pasar rápidamente por ellos y extraer la información crucial.

Crear un sistema único de gestión de tareas

Una vez recopilada toda la información, el siguiente paso es elegir una aplicación para centralizar todas nuestras tareas y proyectos. Este debe ser el lugar donde podamos ver y entender qué es lo que tenemos que hacer cada día, priorizando lo urgente e importante, delegando o eliminando lo demás.

Yo utilizo OmniFocus, pero he probado muchas otras como Things 3 y Todoist. Lo he aprendido por las malas: cambiar de aplicación por pequeñas funcionalidades provoca más problemas. En lugar de ver esto como un problema de la aplicación, debemos enmarcarlo como un reto de nuestro sistema de gestión.

Mejorar tu sistema en lugar de cambiar de aplicación

No existen aplicaciones perfectas. Es esencial escoger la que mejor se adapte a nosotros y aprender a convivir con sus pequeñas deficiencias. Al final del día, estos problemas de fricción son reflejos de nuestra metodología. Si ajustamos nuestra forma de trabajar, podemos sacar el mayor provecho de la herramienta que elijamos.

"El mejor consejo es mejorar tu sistema en vez de cambiar de aplicación."

Conclusión

Para mejorar tu productividad, es vital tener una única fuente de verdad para gestionar todas tus tareas. Instaurar una rutina consciente para procesar tus bandejas de entrada y elegir una aplicación adecuada para centralizar tu sistema es clave. Acepta las imperfecciones de las herramientas y adapta tu metodología para poder gestionar eficazmente tus tareas y proyectos sin perder el control.

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Recuerda, la clave es centralizar y ajustar

Para finalizar, recuerda que no se trata de cerrar todas esas aplicaciones donde recibes información, sino de centralizar y ajustar tu metodología de trabajo.