¿Te sigues olvidando de las cosas? Aprende cómo subir tu mente a la nube con Evernote

Suena tu alarma y te levantas rápido. Caminas algo dormido al baño pensando que había algo que debías recordar.

¿Qué era?

Era importante, de eso estás seguro. Tan importante que te costó quedarte dormido pensando en que debías recordarlo. Incluso te cambiaste el reloj a la otra muñeca o el anillo a otro dedo.

Comienzas tu día nervioso, tenso y angustiado. Sabes algo viene en tu camino, algo va a pasar para lo cual no estás preparado. No sabes bien si era un cambio a la presentación, algo que ver con tu hijo o pasar al supermercado.

Comienzas tu día cerrando tus ojos y deseando que lo que se te olvidó no haya sido importante.

Sobredosis de información

Quiero comenzar este post diciendo que este es un problema que nos afecta a todos y que afortunadamente es muy fácil de solucionar. Hoy en día la tecnología de la mano de la generación de hábitos nos ayudará no sólo a recordar las cosas importantes para mañana sino que para cuando sea las necesitemos en el futuro.

Adicionalmente también podemos recordar el pasado. Archivar tus vivencias en forma de un diario, incluyendo ideas, pensamientos, fotos y reflexiones en audio o video es no sólo posible sino que también recomendable.

Atrás quedan los tiempos de cambiarse el reloj de muñeca, el anillo de dedo u otras técnicas más oscuras para recordar tus pendientes del día siguiente. No solo el riesgo de no recordar es lo que nos afecta sino que también el no poder descansar durante la noche y lograr reponer nuestro cuerpo y mente para el día que viene.

En la siguiente serie de contenidos veremos como utilizando una aplicación muy popular como es Evernote, podemos implementar todo un sistema que nos ayudará a aprovechar mejor nuestro tiempo y a recordarlo todo.

Bienvenido Evernote

Evernote es una de las tantas herramientas disponibles para ayudarnos en mejorar nuestra productividad. Como toda herramienta, el resultado que obtengas de Evernote depende mucho de para qué lo necesites y cómo lo utilices. Hay cientos de variantes dependiendo de las necesidades de cada uno, pero lo más importante es que aprendiendo los puntos básicos y comenzando a utilizar Evernote podrás pronto probar de primera fuente cómo te puede ayudar a ti.

Personalmente yo utilizo Evernote desde hace muchísimos años y aún sigue siendo mi herramienta preferida. Hay muchas opciones en el mercado, tanto gratuitas como pagadas, pero lo más importante en este momento es que elijas una herramienta en la cual puedas confiar en el largo plazo. No siempre es fácil rescatar tus datos, e incluso a veces los datos son codificados de manera especial para que no puedas sacarlos. Por lo mismo recomiendo Evernote ya que fácilmente puedes agregar información y también rescatarla de ser el caso.

En resumen, Evernote te permitirá guardar toda la información que consideres relevante para poder luego acceder a ella cuando la necesites. Nunca más tendrás que memorizar números, direcciones o tareas ya que contarás con una herramienta y, mejor aún, un sistema de captura de información que te dejará la mente libre para cosas más importantes como pensar, crear y descansar.

Los beneficios de Evernote

I. Puedes capturar información en cualquier momento

La primera clave de cualquier sistema de memoria digital es que para descansar tu mente puedas capturar información en cualquier momento. Ya sea vayas caminando, estés en el metro, trabajando o con tu familia. Evernote tiene diferentes aplicaciones que se sincronizan en la nube y te permiten capturar información de manera fácil y rápida.

Veremos abajo los diferentes formatos en los que puedes capturar información, pero en este punto más que el formato lo importante es que Evernote puedes tenerlo en tus dispositivos móviles (teléfono y tablet) así como en tu(s) computadores. Todos conectados a la misma cuenta, con aplicaciones que diría son de las mejores que he utilizado (sobre todo la nueva versión de Evernote que se focaliza en capturar rápido) y adicionalmente puedes acceder desde el navegador, abriéndote a cualquier situación donde no tengas tu teléfono ni uno de tus computadores a mano. Tan solo ingresas a tu cuenta y verás toda tu información en la nube.

II. Es un sistema “Platform Agnostic”

Hace un tiempo tomé una decisión respecto a las aplicaciones que utilizo. La decisión es usar solo aplicaciones y software que sea “platform agnostic”, es decir, que si una aplicación no puedo correrla en Android, iOS, Mac y Windows, no la uso. Un ejemplo doloroso es Omnifocus, uno de los mejores task-managers que he probado y que sólo funciona en Mac e iOS.

Como mencioné anteriormente, Evernote es multi plataforma y últimamente se han preocupado de tener todas sus aplicaciones con las mismas funcionalidades. Por lo tanto, si a futuro decido dejar mi iPhone y comprarme un Android, no tendré problema ya que toda mi información viajará conmigo.

III. Ofrece múltiples formas de capturar información

Escribir texto es una manera, sino la más usual, en te imaginas usarás un sistema de memoria digital. Sin embargo al habituarte al mismo encontrarás que hay otras maneras de guardar información que son mucho más eficientes. Algunos ejemplos que uso constantemente son el enviarme emails para respaldarlos en Evernote, o bien enviarme emails con compras en Amazon o tickets de vuelo y hoteles para poder archivarlos en Evernote. De esa manera cuando tengo un viaje, tengo en una misma carpeta toda la información relacionada al viaje, desde el ticket del avión, una foto de mi pasaporte de respaldo y las recomendaciones de los lugares que visitar, entre otros. Otras aplicaciones que utilizo son el capturar rápidamente números de teléfono dibujándolos en la pantalla en modalidad sketch, guardar memos de voz cuando voy caminando y no puedo escribir, guardar fotos de lugares por los que paso caminando y quiero volver y finalmente el tener todas las tarjetas de presentación que alguna vez me han dado digitalizadas en una carpeta (que además te conecta vía LinkedIn con las personas). Hay cientos de formas diferentes de usar Evernote y no me cabe duda que una vez que comiences a usarlo encontrarás muchas más.

IV. Puedes acceder a tu información de manera offline

La conectividad nunca está garantizada y un sistema de memoria digital donde la clave es la accesibilidad debe permitirte acceder a tu información cuando no estés conectado. Evernote te permite hacerlo e incluso seleccionar que carpetas quieres tener online y cuales offline. Eso si, debes tener alguna de las versiones de suscripción para acceder a esta funcionalidad. Más adelante veremos las diferentes modalidades de suscripción, sus precios y características. Por ejemplo cuando viajo y quiero acceder a los documentos del viaje (códigos QR), los dejo en una carpeta offline para acceder en el aeropuerto de destino si necesito algo.

V.Puedes organizarte usando tanto folders como tags

Evernote te permite organizarte en dos niveles utilizando tanto carpetas(folders) como etiquetas(tags). Al comienzo no necesitarás diferenciar mucho tus notas pero verás que con el tiempo es importante contar con un sistema que te permita ordenarlas y categorizarlas para acceder a ellas de manera más rápida y expedita. Ya veremos diferentes maneras de organizarse para aprovechar al máximo ambas funcionalidades, pero por el momento lo importante es que sepas que tienes ambas opciones.

VI. Puedes buscar tu información de múltiples maneras

Finalmente la mejor funcionalidad es la más oculta. Evernote es un poderoso buscador dentro de todo lo que vas guardando. Su simplicidad de la mano de la posibilidad de ingresar búsquedas avanzadas así como de leer la información de documentos, pdfs e incluso de fotografías, hacen que puedas realmente utilizarlo como tu memoria digital. El otro día quería recordar el nombre de la peluquería donde me voy a cortar el pelo. Me acordé que había sacado una foto de la tarjeta de visita que me habían dado y sin más busque en Evernote “peluquería”. Ahí estaba, Evernote había leído el texto de la tarjeta y ahora me la mostraba completa.

VII. Edición de contenidos

Un feature adicional que quiero mencionar (aunque no es de los más populares) es la capacidad de poder editar los contenidos enviados a una nota e incluso dibujar encima de ellos. En mi caso, lo uso en particular para enviarme links de artículos en la web que quiero leer y luego puedo subrayar los párrafos que más me interesan. Puedes hacer lo mismo con archivos PDF y por supuesto dibujar un sketch desde cero.

VIII. Otras funcionalidades

Hay muchas otras funcionalidades que no alcanzo a mencionar en este artículo pero que te pueden cambiar la manera en que te organizas. Desde el tomar notas en reuniones y compartirlas con tus colegas, incluir recordatorios con deadlines en las notas y tener un historial versionado de tus documentos en el tiempo, por mostrar algunos ejemplos.

Precios y planes

Evernote tiene una versión gratuita y dos pagadas (tres si consideramos la Business que es especialmente diseñada para empresas). El detalle de la información y comparación de planes te muestra un resumen de las características que cada alternativa tiene.

Recomendaciones

Primero, si bien la versión “Basic” es gratuita, hay siempre un costo de tiempo en aprender a utilizar la herramienta. Este no es un costo monetario, sino que un costo de tiempo tuyo que siempre debes evaluar.
Segundo, este tipo de herramientas funcionan mejor en la medida en que vas agregando información. En el ejemplo anterior, si yo no me doy el tiempo de digitalizar todas mis tarjetas de presentación, nunca podré encontrar la información que hay en ellas. Por lo mismo, si vas a probar la herramienta entonces tómate el tiempo de comenzar a inyectarle tu información.

Finalmente, y esto representa solo mi caso personal, hay un par de características por las cuales yo preferí ser un usuario de pago. En orden de importancia para mi, estas características son: 1. La capacidad de poder enviarme notas “forwardeandome” un email a mi Evernote, 2. El poder acceder a mis notas offline, 3. El poder editar los pdfs que me envío (uso Evernote para estudiar) y finalmente 4. El poder escanear las tarjetas de visita y luego conectar con ellos automáticamente vía LinkedIn. Por ejemplo nunca he sentido que el límite de MB mensuales me sea restrictivo, pero si he escuchado personas quejándose que el límite de sincronizar 2 dispositivos máximo es muy poco.

Próximos pasos

Este es el comienzo de una serie de artículos de cómo utilizar Evernote. Llevo años ajustando mi sistema para que represente la manera en que yo archivo y accedo a mi información, y mi idea es ir compartiendo las diferentes funcionalidades e ideas de aprovechar mejor una aplicación como esta.

Para crearte una cuenta en Evernote puedes hacerlo aquí.

El Productivista