¿Sientes que olvidas algo al irte a dormir cada noche? — Aprende a guardar tus pensamientos e ideas en todo momento

Si tuviera que identificar la acción que más impacto ha tenido en mi productividad, esta sería sin duda la capacidad de guardar lo que estoy pensando en cualquier momento.

Ya sea una tarea, una idea o un recordatorio cualquiera, el poder sacar dicho pensamiento de mi mente y saber que queda guardado en un sistema confiable me da la tranquilidad de poder focalizarme en las cosas que realmente me importan y poder cada noche dormir tranquilo sin esa sensación de que algo se me olvida.

El objetivo: lograr tener una “mind like water”

Cuando leí por primera vez el concepto de “A mind like water” de David Allen en Getting Things Done, me cambió para siempre la manera en que manejaba mi productividad.

“Mind like water: This refers to a mental and emotional state in which your head is clear, able to create and respond freely, unencumbered with distractions and split focus.” — David Allen

(traducción: Mente como agua: Esto se refiere a un estado mental y emocional en el cual tu cabeza esta vacía, dispuesta a crear y responder libremente, destrabada de distracciones y múltiples focos).

David Allen se refiere a el agua haciendo referencia a una laguna, donde una idea es una roca que cae libremente desde el cielo. Si tu mente es “like water”, entonces la roca caerá y generará ondas a su alrededor que podrás ver con claridad. Si tu mente es una tormenta, entonces las ideas que caen en ella se pierden en la tempestad sin generar ningún valor.

Lo importante es saber qué, cuándo y por qué

La principal clave de productividad pasa no por organizarse mejor ni por trabajar más horas. Pasa por tener claridad en cuanto a qué necesita hacerse, qué tan importante es y cuando es el mejor momento para hacerlo.

Para que todo lo anterior funcione, debes ser capaz de capturar información en todo momento. En la casa, camino a la oficina, en reuniones o cuando te levantas a medianoche con una idea brillante en la cabeza.

Capturar ideas no requiere ninguna habilidad especial más que tener las herramientas en el momento preciso, es decir, en todo momento.

Las herramientas para capturar tus pensamientos

Las herramientas que decidas usar dependen de cómo te sientas más cómodo organizándote. He probado de todo desde cuadernos de notas, post its, aplicaciones en el teléfono, grabadoras de voz y cuando organizador personal hay.

De mi experiencia personal he concluido que no se requiere solo un dispositivo para capturar ideas sino que es mejor tener varios dependiendo del contexto. Por ejemplo yo no duermo con mi celular al lado de mi cama, por lo mismo mal que mal podría tomar nota de alguna idea ahí (y no es algo que vaya a transar). Tampoco puedo grabar notas de voz ya que despertaría a mi mujer, pero si puedo escribir. Por lo tanto es una simple libreta de notas me acompaña en mi velador todas las noches.

No te extiendas más allá de lo que puedas capturar

Si bien puedes tener más de un dispositivo de captura, debes implementar un proceso de organizar dicha información. Si tienes tres o cuatro sistemas andando en paralelo terminarás con una serie de notas perdidas por doquier. Debes tener una red de organización de lo que vas capturando, y dicha red si que debe ser única. Es decir, una vez a la semana toma todas tus notas que has capturado y deposítalas en tu sistema de organización.

En mi caso todas las notas las muevo a Evernote donde me es fácil incluirlas en su formato original. Ya sea una foto de una nota o post it, o bien el audio de mi voz grabado en mi grabadora de mano.

¿Cómo manejar ideas que no son accionables?

Una tarea accionable es, por ejemplo, cuando te acuerdas a medianoche antes de acostarte de que mañana te habías comprometido a ir a comprar la comida al supermercado. Puedes pasar toda la noche repitiendo en sueños lo que debes hacer o bien anotarlo en tu libreta de notas al lado de la cama y volver a dormir. Esta tarea es un simple to-do que debes ejecutar.

Pero en general, la mayoría de estas ideas no son cosas directamente accionables. Si bien tendrás en tus manos ideas concretas, lo más probable es que sea una serie de pensamientos que deben ir madurando dentro de ti para generar algo más concreto. Por lo mismo decida una sección especial dentro de tu sistema de organización para dichas ideas.

Mi implementación

Este es solo un ejemplo de una manera de organizarse. Puedes usarlo de base teniendo presente que si hay alguna pieza que no te funciona debes buscar la que sea más apropiada para ti.

Mi método de captura incluye 3 herramientas. Primero la que más uso es Evernote. Cada día mientras trabajo tengo una nota de Evernote abierta donde voy anotando ideas y pensamientos sin ningún orden ni lógica. Por el contrario, si tengo que hacer una tarea, entonces utilizo la aplicación Todoist que es la que uso regularmente para el manejo de tareas. Tareas e ideas no son para nada lo mismo y deben vivir en mundos diferentes.
Durante la noche y en general a veces cuando salgo de casa y no quiero llevar el computador, llevo mi Leuchtturm1917 quien me acompaña desde hace años.

Finalmente un elemento clave en captura de ideas es mi grabadora de voz. Esta es la más simple y práctica herramienta que encontré ya que me permite con un solo botón capturar una idea en formato voz. Al tener una memoria interna y un altavoz, basta con solo poner play y escuchar mis ideas.

¿Y el teléfono celular?

He intentado un sinfín de aplicaciones para el teléfono móvil en este ámbito y en general no he dado con ninguna que me gusta y reemplace mis otras herramientas. Las aplicaciones para grabar notas de voz son lentas y toma demasiado tiempo abrirlas. Yo prefiero algo que sea apretar un botón y ya estoy grabando. Adicionalmente cada vez que anoto una nota de texto me toma más tiempo el abrir la aplicación y escribir el texto que el pensar lo que quiero decir. Muchas veces me frustro o me olvido en el camino.

Por lo mismo, si estoy con el computador en frente uso Evernote y si no tengo mi computador uso o mi libreta de notas Leuchtturm1917 o mi grabadora de voz. Las pocas veces que he necesitado una aplicación en el teléfono uso Drafts.

La clave es filtrar la información de manera periódica

Todo lo anterior está desperdigado por todos los puntos de captura y es clave que al menos una vez por semana te tomes el tiempo de agrupar todas tus ideas en un mismo repositorio.
En mi caso esta labor la hago utilizando Evernote y capturando notas de cada una de mis ideas. Esto es mejor aún ya que puedo comentar y sobre escribir cada nota las veces que quiera, por lo tanto puedo ir trabajando una idea sobre si misma varias veces. También puedo conectarlas con otras y comenzar a generar conceptos más aterrizados que van quedando guardados en la nube.

Puedes hacer exactamente lo mismo en una libreta de notas física y si eres una persona que prefiere el escribir a mano y piensa de manera gráfica dibujando entonces sin duda recomiendo el tener un cuaderno de notas especialmente para el fin de anotar y trabajar tus ideas.

Una tarea no es una idea ni viceversa

En todos estos casos hablamos de ideas y pensamientos generales. Si tienes una tarea que ejecutar NO debes anotarla en este sistema, dicha tarea debe ir a tu task manager. Sin embargo, muchas veces estas ideas comenzarán a transformarse en proyecto y ahi debes ser muy cuidadoso de pasar a tu herramienta de manejo de proyectos y tareas y no seguir anotando en el mismo lugar donde incubaste la idea.

Pensamientos finales

Si pudiera mejorar mi sistema probablemente lo haría dedicando más tiempo a incubar y conectar las ideas, imágenes, audios y personas. La incubación de ideas requiere el que seas capaz de mantenerlas vivas y no darles un rol de tarea inmediatamente. Muchas madurarán en el tiempo y no verás resultados hasta mucho más adelante. La clave es siempre darse el tiempo de conectarlas e ir construyendo sobre ellas utilizándolas como una sólida base creativa.

El Productivista