Las 10 mejores técnicas de manejo del tiempo para ser más productivo

 Las técnicas de manejo del tiempo son útiles para lograr mejores resultados en nuestro día a día, reducir el estrés, gestionar nuestra energía y hasta tener más tiempo libre para dedicarnos a otras actividades o personas.

Hemos preparado una lista con las 10 mejores técnicas de manejo del tiempo que conseguirán un aumento en tu productividad de forma simple, si decides incluirlas en tus hábitos.

1. Fija metas realistas

Para cumplir una meta es mejor que sea realista, por lo que recomendamos usar la metodología SMART, es decir establecer metas Específicas, Mensurables, Alcanzables, Relevantes y Temporales. Por ejemplo, “Trabajar más” es una meta general, cuyo tiempo y resultados esperados son difíciles de medir pero “Escribir 5 publicaciones para mi blog esta semana” es cuantificable y posible de realizar.

Cuando fijas metas realistas eres consciente de que puedes alcanzarlas así que resulta más sencillo cumplirlas. También sugerimos ir de menos a más, empieza con metas pequeñas que no te obliguen a cambiar la rutina, luego, lentamente añade más responsabilidades.

2. Establece fechas límites sensatas

Está relacionado con el punto anterior, ya que al establecer metas realistas debemos fijar completarlas en una fecha alcanzable. Usualmente, por motivos de trabajo o estudios las fechas límites no dependen de nosotros pero en caso de no tener una asignada recomendamos estipular una fecha de igual manera.

Porque completar nuestras metas nos ayuda a sentirnos mejor y por ende a ser más productivos. Aunque resulta contraproducente fijar demasiadas fechas límites, ya que nos sobrecargaremos de trabajo y será difícil concluir todas las actividades sin afectar nuestra calidad o incumplir con la fecha.

3. Aprende a decir no

Uno de los trucos de productividad es conocer aquello que podemos hacer y lo que no, por lo que es mejor no tomar responsabilidades que sabemos que no podemos cumplir. Por otro lado, si ya tenemos una agenda apretada no es conveniente tomar más trabajo, ya que esto nos fatigara mentalmente y hará más engorroso cumplir con todas las actividades aunque sean sencillas de llevar a cabo.

Aunque entendemos qué ocasiones queremos aparentar dar más de lo que podemos, la sobrecarga constante de actividades conlleva un aumento en los niveles de estrés, lo cual es perjudicial a largo plazo para la salud.

4. Divide los proyectos grandes e intimidantes en tareas pequeñas

Se trata de un pequeño truco psicológico, ya que nuestro cerebro tiende a posponer una tarea que considera larga y tediosa por otras que resulten gratificantes en el momento, ese es el origen de la procrastinación. Para utilizar esto a nuestro favor debemos tomar una tarea o un proyecto que a simple vista nos parezca difícil de completar y dividirlo en pequeñas acciones fáciles de finalizar.

Por ejemplo, escribir un trabajo de 10 páginas resulta más sencillo sí lo dividimos por secciones, es decir, escribir la introducción, el punto uno, el dos… y así sucesivamente hasta la conclusión. Y si esto aún resulta desafiante, podemos dividir todavía más. Por ejemplo, escribir dos párrafos de la introducción.

5. Ten un espacio separado como sitio de trabajo

Es un punto importante para los trabajadores remotos, emprendedores y estudiantes, porque no tienen un lugar específico en su casa donde puedan realizar sus actividades, por lo que es común que trabajen en la cama y tengan sus momentos de ocio en el mismo escritorio donde deberían trabajar. Esto es contraproducente si se quiere generar un hábito de trabajo constante.

Para ser más productivo es mejor tener un espacio designado para nuestro trabajo o estudios y no usarlo para nada más, ya que nos da una sensación de profesionalidad. El espacio debe mantenerse limpio, en condiciones apropiadas y preferiblemente aislado para mantenernos enfocados en nuestras actividades.

6. Conoce tus horarios de mayor productividad

Saber a qué horas eres más productivo es algo que podemos observar en nosotros mismos con nuestro comportamiento diario. Algunas personas son matutinas y otras vespertinas, lo que significa que trabajan mejor por la mañana o por la noche, debido a su ritmo circadiano del sueño.

Puedes usar esta información a tu favor y establecer tus horarios de trabajo en base a tus momentos de mayor productividad. Sin embargo, no es recomendable tomar largas e intensas jornadas cuando no te estás sintiendo con la energía necesaria, porque trae consecuencias negativas como trabajar más lento, con menos calidad o sentirte desmotivado.

7. Planea y organiza tu día

Si queremos tener un día productivo necesitamos saber qué actividades realizaremos, para ello existen varias técnicas. Una de ellas consiste en anotar nuestras tareas y el tiempo que disponemos durante la noche anterior para tener el día siguiente completamente organizado.

También, puedes crear listas to-do por la mañana, antes de comenzar tu rutina, y pegarlas en la pared para tenerlas como un recordatorio visual de las cosas pendientes y de las que has realizado, esto último funciona para brindarnos motivación extra al ver que hemos concluido con algunas de nuestras actividades del día.

8. Utiliza aplicaciones para mantenerte enfocado

Existen un montón de aplicaciones y plataformas de productividad tanto gratuitas como de paga. Algunas de las más usadas son los organizadores de calendario como Google Calendar, que permite agendar eventos y reuniones en determinada fecha y hora.

También las aplicaciones de listas to-do tienen varias funciones como crear tareas recurrentes o determinar las horas que llevará completarlas. Otras aplicaciones como Akiflow son una mezcla de ambas.

Finalmente, existen aplicaciones para organizar el trabajo en equipo y ser más productivos juntos. Un ejemplo es Trello que permite dividir las tareas entre varias personas, designar responsables y poner fechas límites.

9. Hacer una cosa a la vez

Durante mucho tiempo se creyó que era más productiva una persona multitarea en comparación con alguien que no lo era.  Sin embargo, se ha demostrado qué se obtienen mejores resultados al enfocarse en una sola tarea a la vez. Referente al trabajo es preferible terminar una actividad para comenzar la siguiente,  así se mantiene un nivel de calidad alto y los niveles de estrés bajos.

Por otra parte,  se incluye en multitarea cuando estamos trabajando y a la vez realizando actividades de ocio como. Por ejemplo trabajar en un ensayo al mismo tiempo que tomamos interrupciones para ver memes. Por lo que recomendamos eliminar las distracciones.

10. Desconecta del trabajo

Muchas de las técnicas que hemos recomendado  consisten en saber utilizar apropiadamente nuestra energía y utilizar la psicología a nuestro favor pero ello solo es posible si tomamos tiempos de descanso adecuados.  No se recomienda estresarse por el trabajo, ni dedicarse todo el tiempo a él, es importante tener hobbies y otras actividades de ocio.

También, debes cuidar  tu cuerpo de la manera correcta,  dormir 8 horas,  seguir una dieta balanceada y hacer ejercicio regularmente.  Esto no solo nos mantendrá motivados para el trabajo sino que nos proveerá energía y una vida saludable

Para finalizar debemos recordar que ser más productivo es una cuestión de hábitos por lo que recomendamos incluir estás técnicas de manejo del tiempo en tu día a día. Si quieres más consejos y herramientas de productividad sigue leyendo nuestro blog o visítanos en YouTube.