Gestiona tus tareas de forma simple con Akiflow (+ Metodologías de Trabajo)

Akiflow es una herramienta que nos permite importar todas nuestras tareas de distintas aplicaciones como Todoist o Asana. Sin embargo, también podemos llevar la gestión de nuestras tareas y proyectos sin necesidad de terceras aplicaciones. Todas las tareas están disponibles desde un listado que luego debemos organizar según nuestra disponibilidad y el proyecto al que pertenece.

 

¿Cómo organizar las tareas en Akiflow?

Akiflow permite la creación de tareas y eventos para posteriormente gestionarlos. En el caso de las tareas podemos marcarlas como completadas, poner fechas límites, seleccionar la hora de un determinado evento, conectar a una reunión virtual, etc...

Los elementos principales para la organización de tareas son la lista de tareas y el calendario.

 

Lista de tareas

Se encuentra del lado izquierdo y consiste en una especie de lista to-do que podemos mantener actualizada. Para agregar una nueva tarea debemos escribir su nombre en la barra “Add New Task.” La tarea aparecerá de inmediato en la lista, si queremos ser más específicos debemos darle clic al nombre de la tarea para establecer fechas, etiquetas, descripción o añadir un hipervínculo.

 

Etiquetas

Akiflow está disponible en inglés, en este idioma existe una diferencia entre la palabra “label” y “tag,” aunque en español ambas significan etiqueta. No obstante, la plataforma tiene diferencias marcadas entre ambas y que resultan útiles al momento de organizar nuestras tareas.

Tanto label como tag se encuentran en distintos apartados del menú de la barra lateral izquierda pero veamos cómo se usan.

 

Label

Permite agrupar tareas bajo un concepto que podría asemejarse a un proyecto. Se caracterizan principalmente por tener un comienzo y un final, tras cumplir su vida útil deben ser eliminados para evitar sobrecargarnos con datos innecesarios.

Por ejemplo:

  • Hacer un video para YouTube.
  • Escribir un artículo para mi blog.
  • Editar un reel para Instagram.

 

Tag

Sirven para etiquetar distintas acciones a lo largo de diferentes proyectos, es decir una misma etiqueta puede aparecer en distintos proyectos a pesar de su significado, y definirá el estado de la tarea.

Si bien puede sonar confuso queda más claro con un ejemplo, bajo el label de “hacer un video para YouTube” se pueden enmarcar distintas tareas como: la redacción del guión, edición, creación de miniatura. Cada una de ellas estará en una fase diferente para la que utilizaremos las etiquetas podemos colocar una “f” o “finalizada” una vez hemos redactado el guión, una “e” para esperando en el caso de edición; o una “p” para pendiente cuando aún no comenzamos la tarea.

 

De esta forma vemos que ambos tipos de etiquetas se complementan mutuamente, y si bien no es necesario usar los dos, es realmente útil para nuestro proceso de organización de tareas.

 

Calendario

A diferencia de otros gestores de tareas, donde clasificamos la tarea y luego desaparece de la lista principal porque el sistema presupone que vas a organizar las etiquetas, en Akiflow ninguna tarea desaparece de la lista principal hasta que no sea planificada.

Planificar una tarea es un proceso sencillo y amigable con el usuario, ya que solo debemos hacer clic y arrastrar desde la lista de tareas hasta el calendario del lado derecho para incluirla en una fecha y hora específica.

Es necesario aclarar que de forma automática se establece un tiempo predeterminado para las tareas, en caso de necesitar modificar este tiempo solo debemos hacer clic en la parte inferior y deslizar hacia abajo para ampliar el tiempo o hacia arriba para disminuirlo.

Una vez hemos añadido la tarea al calendario permanecerá en él, si no podemos cumplirla debemos dar clic derecho sobre ella, dirigirnos hasta la opción “Move to Inbox” y la tarea volverá inmediatamente a la lista principal para que podamos volver a planificarla.

 

Integración de tareas y calendario

Una de las funcionalidades más importantes de Akiflow Porque gracias a uno de los tipos de vista, el “upcoming” Permite visualizar en formato kanban los distintos días y las actividades a realizar. Al igual que en la vista de calendario las tareas se arrastran desde la lista principal hasta los distintos días.

 

Metodologías

Akiflow es una plataforma de gestión de tareas que se adapta a tus necesidades y a tus métodos de planificación. Por esta razón, existe una amplia variedad de metodologías de gestión de tiempo y tareas que pueden funcionar en Akiflow. Algunas de ellas son:

 

Time blocking

Se destaca principalmente por su división del día en bloques de tiempo para realizar actividades similares, las tareas se organizan de acuerdo a su prioridad, naturaleza o relevancia para el proyecto. Para esta metodología Akiflow  permite visualizar los bloques de tiempo en el calendario.

 

Timeboxing

Es similar al Time blocking y lo complementa, ya que tras la división del día en bloques es necesario saber que tareas realizar en cada uno de ellos. Así repartimos el tiempo de cada bloque de manera eficaz.

Es necesario mencionar que la particularidad de este método consiste en enfocarse en la tarea elegida durante un período de tiempo específico y sin distracciones externas, si el tiempo termina resulta mejor para nuestra salud mental devolverla a la lista principal de tareas.

 

Kanban

Se trata de un formato que te permite visualizar las actividades pendientes mediante un tablero con la fecha y las actividades. Akiflow tiene la vista “upcoming” para este tipo de metodología, que es similar a la utilizada en la aplicación Trello.

 

En conclusión, Akiflow es una herramienta polifacética que puede adaptarse a cualquier metodología de trabajo, sin dejar de lado la comodidad del usuario porque su interfaz es fácil de usar y no requiere mayor conocimiento técnico. Si te ha convencido o te llama la atención probarlo puedes tener una prueba gratis si te registras con nuestro link de referidos y si aún tienes dudas de cómo funciona mira el siguiente video.

 

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