¿Estás nadando en e-mails sin leer? Google Inbox puede ser tu solución

Santiago Buendía es un amigo de esos que se les viene la vida encima y no saben por qué. Desorganizado como él solo, prioriza día a día lo que debe hacer como quien sólo busca pasar por el día para contar uno más.

El otro día Santiago me mostraba unas fotos en su teléfono cuando vi su pantalla principal donde tiene los iconos y me fui de espalda. Mi mirada se quedó pegada en la notificación de la aplicación de Gmail donde tenía mil cuatrocientos setenta y tres mensajes sin leer. Como maniático de la productividad y ferviente creyente del concepto del Inbox Zero, no podía dar crédito a lo que mis ojos veían. Por supuesto que para Santiago, quien me explico lleva años con esos números en sus correos sin leer, todo esto es natural.

A continuación veremos como una aplicación que funciona sobre tu cuenta de Gmail puede ayudarte a lograr ordenar tus correos y saber si te estás perdiendo de algo importante en ellos.

¿Por qué recibimos tantos e-mails?

Enviar un email es gratis y el costo en tiempo puede ser muy bajo. Está lleno de empresas que envían spam a sus clientes y, por que no, a los de la competencia. El email se transformó de un medio de comunicación privado entre dos personas a un campo de batalla por tu atención. De hecho, es uno de los medios con mayor conversión de ventas, por lo que muchas empresas se pelean con todo el poder llegar a tu Inbox.

De un lado estamos quienes tenemos un sistema para ordenarlos, categorizarlos y mantener una bandeja de entrada relativamente vacía o incluso en mi caso, en cero. Del otro lado están quienes se rindieron, o a quienes nunca les importó, y dejan que se acumulen emails en su Inbox sin ninguna preocupación hasta cuando alguien les comenta que les envío algo hace semanas y nunca se dieron por enterados.

Una solución intermedia

Inicialmente el categorizar emails y tener un sistema era complejo de implementar. No sólo había que tener un sistema muy preciso, sino que también ejecutar varios pasos para lograrlo. Hablo de una época donde los emails no se sincronizaban y tenias correos repetidos en varios dispositivos (¿se acuerdan de lo que era sincronizar la Palm Pilot?).

Hoy día es mucho más sencillo sacar una cuenta de correo y comenzar a recibir todo tipo de emails. No sólo el spam es un gran tema, sino que también todas las notificaciones que nos llegan al correo. Hay notificaciones importantes como que es hora de pagar la cuenta de la electricidad, pero hay otras que son absurdas como aquellas donde Twitter nos dice que amigos nuestros han Twitteado, o Facebook nos manda recomendaciones de amigos. Todos esos emails compiten minuto a minuto por tu atención para lograr que vayas a su sitio web. Si no tienes un sistema para lidiar con todo esto pronto serás inundado en emails sin sentido y terminarás como mi querido amigo Santiago.

Bienvenido a Google Inbox

La sola idea de discutir un sistema de organización, menos aún la de dedicar tiempo a ordenar sus emails, son un no-no para mi amigo. Por lo mismo el concepto clave aquí es la automatización. En resumen, Google Inbox entiende tus correos y toma ciertas decisiones por ti para categorizarlos, agruparlos e incluso recomendarte cómo responderlos.
Si eres un control freak como yo, entonces algunas de estas características te parecerán mucho. Si por el otro lado necesitas un salvavidas en tu Inbox, este es el camino.

Las principales características de Google Inbox

1. Agrupa emails automáticamente según tipo de email

Si tu correo está lleno de ofertas de multitiendas, compañías de telefonía y seguros, o bien tienes miles de notificaciones de Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram y otros sin leer, esta opción te arreglará la vida. Automáticamente tus emails quedarán categorizados y empaquetados en grupos según su procedencia. Adicionalmente esto también funciona para otro tipo de notificaciones, las que sí nos importan. Por ejemplo, las facturas de las compras en Amazon, o los tickets de un viaje. En estos casos, dichos correos también quedarán en sus respectivos grupos y podrás fácilmente acceder a ellos sin tener que bucear en tu Inbox. Los mensajes son categorizados en siete categorías: Finanzas, social, foros, promociones, compras, baja-prioridad y actualizaciones (incluye newsletters)

2. Guarda links para después

Esta es una de mis características favoritas. Muchas veces navegando me topo con links de interés y me pasa que, principalmente en el móvil, compartir dichos links es una joda. Copiar la dirección, salir de la app, abrir mi app de correos, crear un correo nuevo y re enviármelo a mi mismo pegando el link en el texto. Una joda. (Si, a veces uso el share de iOS pero no funciona siempre) En este caso, Google Inbox te permite con un sólo botón guardar el link como un mensaje para revisarlo luego, es decir, cuando pones re enviar como email Google te da la opción de guardarlo como link para después, sin tener que enviar ningún mensaje. Un gran ahorro de tiempo.

3. Crea recordatorios de tu calendario en tu email

Google Inbox construye un puente entre los mundos de tus correos y tu calendario recordándote en tu Inbox sobre tus citas y reuniones. También desde Inbox puedes crear recordatorios que queden registrados en tu calendario. No tendrás que navegar más entre email y calendario para anotar una cita que te llegó por correo.

4. Haz que tus mails desaparezcan hasta otra fecha

Esta es mi favorita y sin la cual no sé si podría volver a la otra aplicación de Gmail ya que la uso constantemente para tener mi Inbox en cero. Cuando me llega un correo que no es urgente y no sé bien qué hacer con él, lo postergo. Con dos clicks puedo hacer que Google haga desaparecer dicho correo hasta la fecha en que quiero verlo denuevo. Desde invitaciones a eventos a los cuales aún no puedo confirmar hasta mis emails el viernes en la tarde que quiero ver el lunes por la mañana. Todo se puede postergar y uno queda con la tranquilidad de que volverán a aparecer en las fechas designadas.

5. Tarjetas de Información

Esta característica funciona sólo con algunos tipos de emails. Lo que hace es que al detectar que por ejemplo en una serie de correos relacionados con comprar tickets para viajar, te los agrupa juntos y en formato de una tarjeta visual. A mi me ha funcionado muy bien para cuando compro varios tickets de tren para completar un trayecto y luego reserva un lugar para alojar. Queda todo en agrupado en cómodas tarjetas gráficas y auto explicativas.

6. Preview de newsletters y suscripción

Cada vez que te suscribes a un newsletter, ni siquiera deberás abrir el email. Habrá un botón de suscripción al lado del email para hacerlo desde el Inbox. Además si recibes muchos newsletters, Google los agrupa y te da un breve preview para que decidas si quieres o no abrirlo.

7. Recordatorios y respuestas inteligentes

Entendiendo el contenido de tus correos, Google te sugerirá una serie de respuestas cortas que te podrán ayudar a completar la conversación. No lo uso mucho porque no soy fan de enviar emails como mensajes de texto, pero si es lo tuyo esto te puede ayudar.

Cómo activar Google Inbox

Google Inbox es una interfaz que funciona sobre Gmail, por lo que teniendo una cuenta Gmail ya puedes activar Inbox. Para activarlo debes ir a tu configuración de administrador de tu cuenta y activarlo: Aplicaciones > G Suite > Gmail > Configuración avanzada.

Consideraciones finales

Google Inbox no es para todos y tiene una curva de aprendizaje que no es menor. El aprovechar y utilizar todas estas características sin duda viene con un costo de tiempo asociado. Por otro lado no necesitas aprovecharlas todas para que valga la pena, ya que cuando te acostumbras a una o dos ya sientes que no puedes dejarlo. En mi caso el hecho de guardar links desde mi teléfono móvil de manera rápida para verlos después junto con el poder hacer desaparecer mis correos de mi bandeja de entrada lo hacen una muy buena herramienta que uso día a día. Te recomiendo activar Google Inbox y probar por al menos una semana a ver como lo sientes. De hecho puedes mantener las dos aplicaciones en paralelo y moverte entre ellas cuando estimes conveniente. En mi caso por ejemplo, utilizo Google Inbox en mi teléfono pero siempre vuelvo al cliente original en mi computador.

Mucha suerte con Google Inbox y cualquier duda o comentario son bienvenidos.

El Productivista