¿En qué se te va el día? Lleva control de tu tiempo con Toggl

Muchas veces tengo esa sensación de que no entiendo bien en qué se me ha ido el día. Miro el reloj y ya es hora de ir a casa.

No, no es esa sensación de que las horas se van volando porque lo estabas pasando tan bien que no te diste cuenta. Es más bien lo contrario, el que las horas se te van volando porque estás inundado todo el con tareas, pendientes, emails y reuniones que no tienes tiempo de realmente pensar en qué usarás tus próximos minutos.

Toggl es una manera sencilla y práctica de monitorear en qué usas tu tiempo. A continuación la revisaremos para El Productivista.

¿Para qué medir en qué gastas tu tiempo?

Te fuiste a tomar un café que pensabas te tomaría 5 minutos y terminaste tomándote 45. Entró alguien de improviso a tu oficina y comenzó a hablarte y sin darte cuenta ya pasaron 30 minutos. Fuiste a una reunión que partió 15 minutos tarde y se tomaron otros 15 minutos en ponerse al día. Y la mejor de todas, antes de comenzar a ejecutar tus tareas abriste tu email solo para ver que había y perdiste toda la mañana “trabajando” sin trabajar.

En fin, hay una serie de momentos en el día que se nos escapan sin darnos cuenta y aplicaciones como Toggl están aquí para ayudarnos a entender nuestra productividad y finalmente cambiar nuestros hábitos.

¿Cómo mido mi tiempo?

Toggl es tremendamente sencilla de usar, nada más anda a su página web, create una cuenta y aprieta el botón de play. Debes darle un título a la tarea y el timer comienza a correr. Hay muchas maneras de customizar la información, desde utilizar etiquetas hasta agruparlas por proyectos, pero lo primero que debes hacer es ver si tienes la capacidad de crear un hábito de trackear tu tiempo. Todo lo otro vendrá con el tiempo si hay valor en la premisa inicial.

La clave: definir claramente tu objetivo

Utilizar una herramienta que te permite monitorear tu tiempo hace que automáticamente te preguntes qué estás haciendo con él. El tener que ingresar una frase con el texto que resuma en qué trabajaré los próximos minutos es de por sí un ejercicio complicado pero muy necesario.

Muchas veces comenzamos tareas que no tenemos definidas en nuestra cabeza, es decir, sabemos que tenemos que terminar la presentación pero no tenemos claro qué es lo que efectivamente falta ni cuál es el paso siguiente. El primer beneficio de usar Toggl es que me obliga a definir exactamente el objetivo de mi tarea en una línea y lanzarme a conquistarlo

¡Estoy perdiendo mi tiempo!

Cuando comienza a correr el timer te dará una sensación de que estás corriendo un sprint para terminar tu tarea. Es algo mágico en el sentido de que no tengo deseo alguno de abrir el tab con mis emails o chequear Whatsapp mientras hago la tarea. Hay un contador que va midiendo el tiempo que llevo en esta tarea y sólo avanza. Hace un rato que quiero ir a prepararme un café pero el tener un timer corriendo ha hecho que decida esperar hasta terminar la tarea.

Perder el tiempo es algo relativo, y muchas veces es bueno hacerlo. Lo importante es calendarizar dichas “pérdidas de tiempo” y tomarlas como un descanso. Es decir, una vez terminadas mis primeras tres tareas me tomaré 30 minutos de descanso y ciertamente lo monitorearé en Toggl.

Aplicaciones y precios

Estoy usando Toggl en la web y para mi es la versión más práctica. Lo puedes usar en tu celular desde el browser o con su aplicación nativa. Hay también un plug-in para Chrome que te permite registrar tus proyectos sin necesidad de cargar la aplicación.

En términos de pricing hay varios tiers de precios pero lo importante es que tienen una versión gratuita para equipos de menos de 5 personas. Hay limitaciones sobre todo en las analytics y sistemas de billing, pero si trabajas solo y quieres una herramienta para solo monitorear tus horas, la versión gratuita es suficiente.

Recomendación final

En general cuando hablemos de productividad, es siempre más importante generar el hábito antes que decidir la herramienta. En este caso mi recomendación es crear una cuenta gratuita y comenzar a registrar tus horas para ver como lo sientes. Toggl te entrega una prueba de 30 días con todos sus features disponibles, por lo que puedes darte ese rango de tiempo para probar y decidir por ti mismo si es una hábito que quieres fomentar en el largo plazo.

Por mi parte comenzaré a usar Toggl regularmente durante la semana para ver si encuentro mejores maneras de priorizar mi tiempo.

Si quieres descargar Toggl puedes hacerlo aquí.

El Productivista