Historias de productividad: El génesis de la productividad de Santiago Buendía

Santiago Buendía soñaba con organizarse, con un Inbox en cero como había leído por ahí.

Santiago soñaba despierto con tener la mente como una laguna de aguas claras y tranquilas esperando que las ideas cayeran sobre ella sin ninguna distracción.

Su email era su campo de batalla, o más bien el único lugar donde Santiago sabía había una batalla por luchar.

Por lo mismo, Santiago se sirvió un café cargado y partió la Batalla por la Productividad directamente en su Inbox.


El primer día Santiago comenzó a tomar todos los correos y creó carpetas para organizarlos. Carpetas con los nombres de su jefe, carpetas con los nombres de algunos colegas y carpetas para la asistente del área. ¡Carpetas! pensó, y logró tener 16 carpetas con nombres de personas de las cuales recibía constantemente correos.

Santiago, contento por lo que había logrado, pensó que aquello era bueno.


El segundo día, Santiago se lanzó a ordenar los más de dos mil correos que vivían en su Inbox. Esto es fácil, pensó, y fue mail por mail moviéndolo a su respectiva carpeta. Incluso en un ataque de creatividad productiva, Santiago se tomó un tiempo para elegir colores para cada una de las personas. El color rojo, pensó mientras saboreaba su tercer café de la mañana, lo guardaré para mi jefe. Durante todo el día Santiago ordenó sus emails en carpetas logrando dejar su bandeja de entrada en 700 emails. Santiago pensó que todo aquello era bueno.


El tercer día Santiago quería encontrar un correo en particular dónde estaba el presupuesto enviado por contabilidad para un proyecto. Santiago buscó en la carpeta de Armando, el jefe de planificación que estaba apoyando el proyecto, pero no encontró nada. Finanzas está siempre jodiendo conmigo, no me extraña que me hayan borrado el mail, pensó mientras sorbía su café y culpaba a las 70 personas que trabajaban en dicho departamento. ¿Quién diablos estudia finanzas sino alguien con malas intenciones? reflexionó. ¿Cómo podía ser que en la carpeta de Armando no estuviera el email del presupuesto? En un levante de creatividad, pasión por el trabajo y redundante redundancia, Santiago descubrió que podía buscar en la barra de búsqueda de su correo. Buscó “presupuesto 2017 Armando” y encontró lo que buscaba. Claro, recordó, su jefe había comentado encima del correo original y por eso había quedado guardado el email en la carpeta de su jefe y no en la de Armando. Y ahi estaba el mail, en rojo y todo.

Santiago pensó que se estaba transformando en un Jedi de la productividad y que todo aquello era bueno.


El cuarto día Santiago tuvo un momento de iluminación divina. Si una carpeta es buena, pensó, ¡dos carpetas son aún mejor!. Debo crear más carpetas, ¡carpetas para proyectos! ¡y carpetas para las áreas! ¡Así será mucho más fácil encontrar todo! Y luego de tanta exclamación producto de la cafeína de aquél cuarto día, Santiago se lanzó a una cruzada por crear carpetas para cuanta cosa pudiese categorizar. Le crecían alas de productividad y se sentía invencible, inmortal.

Pero poco tiempo pasó para que el último sorbo al café del día fuera frío y amargo. ¿El email del proyecto que me envió contabilidad y donde mi jefe escribió y cambió los números, va en la carpeta del proyecto, en la del área de contabilidad, en la de Armando o en la carpeta de mi jefe? — ¿ah?
Y así fue como a Santiago se le vino la noche encima. Primero negó todo, esto no puede ser mascullaba mientras sus colegas se comenzaban a ir a la casa. Luego vino la ira, váyanse todos a la punta del cerro gritaba desesperado. Si tal vez esto no era tan malo, si tan sólo pudiera encontrar el camino. A continuación vino la depresión, se escondió bajo su escritorio y lloró desconsolado como un niño. Finalmente, luego de varias horas de duelo, logro aceptar lo que tenía enfrente. Las carpetas eran una mentira, una falacia, un engaño del cuál miles de personas aún no sabían nada.


El quinto día Santiago despertó con la respiración entrecortada. ¡Eureka! gritó despertando a su mujer e hijos mientras anotaba los hilos de una conversación perdida en el tiempo que un día tuvimos sobre las etiquetas y cómo usarlas en los emails.

“Mira Santiago, las etiquetas son como las carpetas pero así como puedes asignar un correo a sólo una carpeta, y no a más de una carpeta, puedes asignar un correo a multiples etiquetas. ¡Boom!”

“Pero viejito, no me hables pelotudeces y tomate otra cerveza. Mira, mi sistema es mi sistema y me funciona perfecto, yo me entiendo en mi desorden y no me complica para nada tener más de mil correos en mi Inbox. Total mi Inbox es mío y yo sé donde esta todo.”

Y así fue como el quinto día Santiago se dio cuenta de que las carpetas no eran suficiente. Necesitaba poder categorizar sus emails en diferentes carpetas a la vez, y para eso necesitaba etiquetas. Así el correo del proyecto lo podría dejar etiquetado con el nombre de su jefe, el del proyecto y el del área. Sus ojos volaron por el computador mientras imaginaba las posibilidades y pensó que todo aquello era bueno.


El sexto día Santiago elimino las carpetas de su vida. Buscó todos los emails de su jefe y de cada uno de sus colegas y los etiqueto. Siguió etiquetando cada proyecto en el cual estaba trabajando, etiquetó personas, ideas, proyectos y areas. Etiquetó correos de su mujer y de su hijos, etiquetó los mails del mecánico y los mails del colegio de su hija. Etiquetó a su doctor, al pediatra y a los cientos de mails de créditos pre-aprobado que le mandaba la odiosa ejecutiva de cuentas. Santiago etiqueto incluso a su madre, y pensó que todo aquello era bueno.
Santiago estaba en llamas, con sólo un click podía ver los correos del proyecto en los cuales estaba su jefe y tenían que ver con el presupuesto. En un click tenía los correos del colegio dónde planificaban las vacaciones de su hijo. En un click sus estados de cuenta filtrados por banco. ¡En un click y con Inbox Zero! Por todo lo hecho en la semana el sexto día Santiago Buendía se fue a dormir exhausto y etiquetó sus sueños, y por supuesto pensó que todo aquello era bueno.


Y el séptimo día, el séptimo día Santiago Buendía descansó.

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