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¿Cómo priorizar mis proyectos?

¿Cómo priorizar lo más importante de mis proyectos?

Probablemente en alguna oportunidad te hayas sentido abrumado por muchas tareas que requieren tu atención, sabemos que es imposible terminarlas todas al mismo tiempo, por lo que es necesario aprender a priorizar las tareas más importantes de nuestros proyectos. En especial, si contamos con recursos muy limitados para llevarlas a cabo. Saber priorizar es una parte integral de la gestión de un proyecto y es una parte clave para su éxito. Aquí te contamos 6 pasos que son útiles para organizarnos correctamente.

 

¿En qué consiste la priorización de las tareas de un proyecto?

La priorización de las tareas de un proyecto es un proceso para determinar cuál de ellas es la más urgente o impactante para el resultado del proyecto. El desarrollo de un buen sistema de priorización permite reducir la cantidad de tareas y obtener un resultado óptimo. Además, se hace de vital importancia cuando no se disponen de los recursos suficientes para trabajar en todas las tareas al mismo tiempo.

 

Ventajas de la priorización de las tareas

  • Maximizar los recursos limitados
  • Aumentar la eficiencia, especialmente de quién dirige el proyecto
  • Asegurar la alineación de los elementos internos y externos de manera estratégica
  • Aumentar la tasa de éxito del proyecto
  • Eliminar las tareas obsoletas, qué bien podrían ser realizadas por un software
  • Fortalecer la unidad del equipo de trabajo

 

Priorizar lo más importante de mis proyectos

A continuación presentamos una serie de seis pasos qué te ayudarán a clarificar el nivel de prioridad de tus tareas pendientes para manejar tu tiempo en base a ello.

 

Crea una lista de tareas

Antes de comenzar a priorizar lo primero que debemos tener en cuenta es cuáles son las tareas que debemos llevar a cabo, sin ningún orden en específico ni asignarles un grado de prioridad.

Lo más recomendable es una lista de tareas para recordar las tareas pendientes, añadir nuevas y disponer de una visualización simple. Crearlas es bastante sencillo, podemos recurrir a aplicaciones de listas to-do o a la clásica opción de papel y lápiz, según nos resulte más práctico.

Dar un vistazo preliminar de nuestras tareas pendientes es una ayuda superficial para la distribución del tiempo, según lo que calculemos para cada tarea. No obstante, se trata de una idea inicial por lo que no es definitiva. Debemos resaltar que esta lista tampoco debe hacerse siguiendo un orden de prioridad.

 

Escoge un criterio de priorización

Por otro lado, es importante conocer la naturaleza de nuestro proyecto y sus tareas, ya que en base a ello crearemos unos criterios de priorización. Algunos de ellos son:

 

Análisis de costos

Sí elegimos este criterio debemos analizar el coste monetario de realizar cada tarea y si disponemos del dinero necesario, en caso negativo debemos posponer y añadir la tarea de ajustar el presupuesto pero en caso afirmativo debemos elegir la tarea más costosa o la más barata en primer lugar, según sea necesario para nuestro proyecto.

Riesgos Potenciales

Este criterio consiste en calcular las posibles consecuencias de culminar la tarea, es decir, conocer de antemano el impacto que tendrá la tarea finalizada sobre el proyecto. Por ejemplo, alquilar un local para iniciar mi negocio es de suma importancia porque sin local no puedo comenzar las operaciones.

Recursos

Es similar al criterio de análisis de costos porque sus cálculos se estiman según la cantidad de recursos disponibles para finalizar la tarea. En caso de no poseerlos la tarea debe posponerse pero si se dispone de los recursos debemos escoger la que requiera una mayor cantidad de ellos y finalizar con la que requiera una menor cantidad, ya que nos permitirá ahorrar los recursos restantes para la siguiente tarea.

Duración de la tarea

Finalmente, este criterio se determina según el tiempo que demore realizar la tarea. Si bien no hay un orden en específico para ejecutar cada tarea, recomendamos iniciar por aquellas que tomen una mayor cantidad de tiempo e intercalarlas con tareas sencillas, que demoren poco tiempo, para motivarnos sabiendo que hemos finalizado con algunos de nuestros pendientes.

 

 

Categoriza las tareas urgentes e importantes

Una vez hemos escogido un criterio de priorización debemos aplicarlo a nuestra lista to-do de tareas. En primer lugar debemos clasificar como tareas urgentes e importantes aquellas que, en caso de incumplimiento, traigan grandes consecuencias negativas al proyecto. Por ejemplo, gestión de crisis o la entrega a un cliente, si la fecha límite está cerca.

 

 

 

Evalúa el valor que añade la tarea al proyecto

Una vez señalamos las tareas más importantes y urgentes debemos seguir utilizando una matriz de prioridades para organizar las demás y dividirlas según su grado de prioridad para el resultado final del proyecto. Otras categorías según el valor de la tarea son:

  • Importante pero no urgente: Se trata de tareas prioritarias pero que no tiene una fecha límite determinada Como por ejemplo reuniones con el equipo.
  • Urgente pero no importante: Son tareas que tienen una fecha límite pero que pueden ser delegadas en una tercera persona o cuya fecha de entrega Aún se encuentra lejos. sin embargo no debe dejarse para último momento.
  • No urgente y no importante: Son tareas de escasa prioridad, pueden ser programadas para el futuro, sustituidas o incluso eliminadas.

 

Ordena según la estimación de esfuerzo

En caso de existir un conflicto por la naturaleza de varias tareas, se deben aplicar todos los criterios y si todas resultan tener el mismo grado de importancia, se debe recurrir a priorizar según la estimación del esfuerzo, es decir, qué la primera tarea a realizar debe ser aquella que requiera la mayor cantidad de esfuerzo.

De esta manera, enfocaríamos toda nuestra energía a terminar una tarea usualmente larga y difícil de completar para finalizar con aquellas más sencillas de realizar, que requieren menos esfuerzo.

 

Dirige de forma eficiente

Cabe destacar que el objeto de un buen administrador o director de proyecto es gestionar de manera adecuada las tareas según la naturaleza del proyecto. Hacerlo resulta más sencillo mediante estrategias de priorización, que nos permitan ahorrar tiempo, dinero y recursos, así como disminuir los riesgos potenciales y sus consecuencias en caso de incumplimiento.

Sin embargo, debemos destacar que las prioridades pueden cambiar a medida que avanza el proyecto por lo que es necesario ser flexibles y adaptarnos a las circunstancias.

 

Priorizar las tareas más importantes de un proyecto no es tarea sencilla y requiere gran conocimiento del área en la que estamos trabajando. Por suerte, existen una gran cantidad de técnicas y apps qué nos ayudan en la gestión de las tareas para lograr el éxito de nuestros proyectos. Si quieres conocer más tips sigue leyendo el productivista y visítanos en YouTube.

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