Aprende a planificar como un general para ejecutar como un soldado

Un amigo solía sentarse a trabajar y se repetía a si mismo “Hoy me toca ser soldado”. Y así comenzaba su día sin mirar atrás, sólo ejecutando sus tareas y avanzando.

Siempre me asombró su capacidad de separar roles y definir claramente cuando le tocaba planificar como un general y cuando le tocaba actuar como un soldado.

En este artículo veremos las claves para separar ambos roles y avanzar en tus tareas planificando como un general y ejecutando como un soldado.

Rescatando al soldado [inserta tu nombre aquí]

Quiero partir con una aclaración: un general no es necesariamente alguien con un puesto de dirección y un soldado no es necesariamente alguien con un puesto operativo. Los roles son personales y no tienen relación con la profesión, el trabajo ni si tu actividad es más o menos operativa. Un Gerente de un área también debe ser soldado de muchos de sus proyectos así como un operario debe también convertirse en general de si mismo.

Dicho lo anterior, y sea cual sea nuestra responsabilidad, la mayoría prefiere ser general , es decir, hablar de la guerra, planificar batallas, asignar recursos ilimitados y dar órdenes a diestra y siniestra. Pero si llegamos hasta ahí, si nunca bajamos a ejecutar nuestros planes y sólo dependemos de terceros para lograr que nuestros proyectos avancen, entonces estaremos ad portas de un fracaso de proporciones.

Es clave separar roles y no estar constantemente en modo de planificación sin nunca ir a las trincheras a hacer que las cosas pasen. Peor aún, ir de visita a las trincheras solo para sentir y qué está pasando y luego volver a planificar es peor. Como dicen por ahí, nada peor que creer que uno está en control de la situación sin estarlo.

 Cuando ser un general

Mi consejo es que al menor una vez a la semana seas el general de tu vida. Una vez a la semana debes darte el tiempo de sentarte, mirar tu mapa y evaluar la situación. Una vez a la semana es suficiente para planificar tus próximos pasos, repasar lo que hayas acumulado en la semana y soñar tu futuro.

Define muy claramente cuál día a la semana y cuánto tiempo bloquearás para hacer tu labor de general. Se muy responsable contigo mismo y tómate el tiempo que sientas necesario. Muchas veces será evidente lo que debes hacer pero la mayoría de las veces te darás cuenta de que el planificar en el mediano y largo plazo no es tan fácil como parece, sobre todo si al terminar tu planificación debes ir a ejecutar lo que dijiste que harías.

Algunos consejos a la hora de planificar como un general

1. Durante la semana, cada vez que tengas una idea nueva, anótala en tu journal y sigue adelante. Anota todo cada vez que se te asome por la cabeza, la idea aquí es tener un proceso de captura que te permita en todo momento seguir trabajando como soldado sin perder de vista las ideas y planes que van apareciendo.
2. Al sentarte a planificar, primero mira todos tus ideas y proyectos al mismo tiempo para darte una idea de cómo se ve el mapa. De hecho recomiendo usar alguna herramienta de Mind Mapping para seguir registrando tus ideas y poder mirarlas todas juntas en este punto.
   Define claramente cuales son los proyectos en los cuales avanzarás. Esto es clave ya que lo más difícil es que al elegir los proyectos en que avanzarás, estás automáticamente eligiendo los proyectos en los cuales no avanzarás.
3. Define cual es la próxima acción necesaria para mover el proyecto adelante. Busca la acción más simple posible y anótala como tarea para hacer durante la semana. Si es algo muy básico, puedes anotar dos o máximo tres.
4. Asigna espacios de tiempo y energía durante la semana papa ejecutar las acciones que planificaste en el punto anterior.
5. No pienses en ganar la guerra, piensa en ganar la batalla de esta semana para cada uno de tus proyectos. Piensa en cumplir esa tarea y sigue trabajando como soldado para ello.
6. No caigas en la trampa de ser un general a mitad de semana cuando cumplas tu tarea. Es muy fácil dejarse llevar porque el sentimiento de logro es muy fuerte. Cumple tu tarea y move on. Si viene alguna idea a la cabeza, vuelve al punto uno y anótala.
7. Cuando completes el ciclo, volverás a tu planificación semanal con todas las tareas cumplidas y listo para armar un set nuevo y seguir adelante.
8. Prioriza tus proyectos y asigna nuevas labores para la semana. Hay proyectos que tomarán más tareas y obviamente durante la semana tendrás miles de cosas que vendrán en tu camino, pero si tienes claras las prioridades no será difícil decir que no a muchos de ellos para luego incorporarlos a tu sistema.

Algunos consejos a la hora de ejecutar como Soldado

Como soldado debes tener el foco puesto en encontrar la mejor manera de ejecutar las tareas. Si en algún minuto comienzas a pensar que las cosas se podrían hacer distinto o que tal vez deberías estar haciendo algo diferente, entonces estás tomando el rol de general y debes saber que no es el momento.

Dejar todo lo demás de lado y ejecutar no es fácil pero aquí te dejo algunos pequeños trucos que me han ayudado.

1. Cada vez que tengo una idea para hacer algo diferente, la anoto instantáneamente en mi libreta y luego sigo adelante. Para esto tengo constantemente Evernote abierto en un tab en mi computador que me permite tomar nota rápidamente de lo que sea se me ocurra.
2. Muchas veces las ideas vuelven de múltiples maneras, por lo mismo tener una carpeta donde las anotes todas y puedas luego revisarlas, o un mind map, es recomendable.
3. Ejecuta tus tareas en base a la energía que tienes disponible y, en segundo lugar, al tiempo que te tomará completarla.
4. Usa bloques de tiempo de no más de 45 minutos, tomate un descanso de 15–20 minutos entre bloques e intenta terminar al menos una tarea en dicho bloque.
5. Si la tarea es más larga, tomate unos minutos en dividirla en tareas más pequeñas.
6. Evalúa tu día al finalizarlo. Es muy usual que sientas que trabajaste todo el día y no lograste nada. Utilizar un sistema de log de actividades y tareas te ayudará a llevar el registro de tus logros.
7. Finalmente, disfruta ser soldado, disfruta no pensar en nada más que hacer lo que tienes en frente y dale la libertad a tu mente de descansar.

Cómo ganar la batalla

La batalla se gana peleando, es decir, haciendo que las cosas pasen. Si terminas 8 de 10 pendientes de un proyecto, ese proyecto no está terminado. Por ejemplo si tienes 5 proyectos en paralelo y haces 8 tareas de 10 en cada uno, avanzaste muchísimo en todos pero no terminaste ninguno. Terminar proyectos, así como cerrar ciclos, es clave para ir ganando terreno y avanzando en tus ideas. El foco debe estar no sólo en priorizar sino que asignar más importancia a tareas cuando estas son de las últimas tareas pendientes. Es muchas veces mejor terminar un proyecto y dejar voluntariamente los otros de lado a avanzar mucho y no terminar nada. Recuerda, elegir hacer una tarea es elegir no hacer todas las restantes.

Cómo ganar la guerra

La guerra se gana planificando, se gana semana a semana asignando las tareas que vamos a cumplir si o si y al mismo tiempo decidiendo que tareas NO cumpliremos. Dejar proyectos de lado es lo más importante para avanzar. Siempre al decidir hacer algo estamos instantáneamente dejando de hacer todo lo demás. Tener esto presente es la clave para planificarse en el mediano y largo plazo.

A veces me he pasado horas siendo general de mi batalla sin ninguna idea de que lo que estaba planificando era imposible de hacer en el tiempo destinado. Cuando uno mira cada proyecto a la vez siempre, pero siempre, cree que podrá dedicarle el tiempo necesario.

El punto es que llegado el momento de ser soldado te das cuenta de que es imposible lograr todo lo que te asignaste y comienza la frustración. Por lo mismo ten siempre presente que este es un proceso iterativo que debe ir mutando y creciendo en el tiempo en la medida que vayas aprendiendo de ti mismo, de tu manejo del tiempo y de cómo y bajo que circunstancias administras mejor tu energía.

El Productivista