Administra tus proyectos usando un sistema de organización Wiki

Conectar ideas y darles contexto en base a la información que contienen es clave al momento de liderar proyectos ya que muchas veces la información queda aislada en silos perdiéndose en correos, planillas y documentos varios.

Aquí revisaremos Notion, una aplicación que nos permite crear y conectar ideas para ser mucho más productivos.

Update: Actualmente voy en mi segunda semana usando Notion y no puedo más que recomendarla a quienes tengan una mente desordenada llena de ideas, proyectos y pendientes. Mis mejores resultados han sido llevando mi Journal, mis proyectos y mi backlog.
Create una cuenta de manera gratuita haciendo click aquí y pruébala por ti mismo.

Imagina estás planificando un proyecto que tiene tareas, personas, información y deadlines. Tienes varios emails con información importante que considerar, personas con la que has compartido dicha información, planillas con evaluaciones y presupuestos y una serie de documentos esparcidos por tu mundo digital que tiene relación al proyecto. Caos.

¿Dónde guardaste la última versión de la presentación? ¿Copiaste en el update a todos los involucrados en el proyecto? ¿Cómo se llamaba la agencia que vio el desarrollo de la campaña el año pasado para trabajar con ellos de nuevo? ¿Dónde están las gráficas para agregar al Powerpoint? Un montón de información desagregada, desconectada y sin contexto requiere que dediques mucho tiempo a solo organizarla.

Por lo mismo hoy evaluaremos una herramienta que nos ayudará a tener toda nuestra información organizada y relacionada a los proyectos en los cuales estamos trabajando.

Bienvenido NOTION

Notion es una herramienta que toma las bases del formato Wiki y lo moderniza para darle una mayor usabilidad. Si conoces Wikipedia sabes a qué me refiero: la capacidad de crear páginas con contenidos de todo tipo y vincularlas entre sí de manera muy fácil.
En pocos clicks pude crear un Journal online donde en cada entrada puedo agregar fotos, audio y videos. Adicionalmente puedo vincularlos entre si y con otras hojas, para por ejemplo guardar direcciones con sus mapas respectivos, o links a notas en Evernote para referencia.

Algunas ideas de como aplicar Notion en mi día a día

• Llevar un journal. Notion te permite crear una nota con formato journal donde fácilmente puedes ir agregando información de tu día. Puedes incluir todo tipo de contenidos en formato escrito, fotos, audio y video además de formatear la página y sus textos como prefieras.
• Llevar la agenda semanal. Cada vez más me gusta la capacidad de poder visualizar mi semana en una sola mirada e ir ajustando las tareas de cada día según vaya pasando el tiempo. En Notion puedes hacerlo fácilmente.
• Organizar mis proyectos. Notion es ideal para llevar proyectos y todas las cosas relacionadas incluyendo las tareas pendientes, la documentación y todos los vínculos a los contenidos que necesites.
• Planificación de largo plazo. Una forma en que se puede utilizar Notion es para ir dejando tus ideas en cuanto a cosas que quieres hacer en el largo plazo. De esta manera puedes tener un repositorio de ideas que vas complementando con información a medida que pasa el tiempo. Agrega links y segmentos de otras páginas web para ir dando forma a tu gran proyecto.
• Backlog. Este es uno de mis favoritos, el tener un sistema para llevar registro de las películas, series, libros y videojuegos que quiero explorar. En Notion puedo crear una nota master donde tenga todo el listado y luego vincularla con una nota para cada contenido. De esa manera puedo poner links a reviews, fotos e incluso mi propia opinión una vez que haya terminado.

Comparación con Evernote

No puedo no comparar Notion con mi herramienta favorita Evernote. Ambas son muy poderosas en cuanto al manejo de información pero con una diferencia es clave: el fuerte de Evernote es almacenar todo tipo de información y tenerla fácilmente accesible mientras que el fuerte de Notion es el poder trabajar dicha información y darle valor.

Por ejemplo en Evernote tengo guardadas mis tarjetas de visita, mis contactos, mis recetas médicas de cuando visito al doctor, mis artículos de blog que quiero leer y mi tickets de vuelo cuando viajo. Notion por su parte me permite crear notas de trabajo donde conecte toda esta información y le de sentido.

Por ejemplo si en Evernote tendría la copia de mis pasajes de mis vacaciones, en Notion podría tener todos los links de los lugares que quiero conocer, junto a sus reviews, precios de tours y comentarios personales.

Vale mencionar que todo lo anterior lo puedes hacer igual con Evernote y es bueno explorar ambas antes de tomar una decisión ya que la manera en que se organizan es diferente y depende mucho de tu flujo de trabajo el elegir la correcta.

Prueba Notion gratis aquí

Notion tiene un plan gratuito (que es el que estoy utilizando ahora) y te permite tener hasta 300 bloques de contenido (más que suficiente para probar la aplicación). Si te faltan bloques, puedes compartir tu enlace y conseguir bloques ilimitados. La funcionalidad de historial y trabajo en equipo está detrás de la modalidad de pago.

Te recomiendo crear una cuenta gratuita y partir con algo muy básico, por ejemplo una nota con tu backlog de series que quieres ver. Así podrás comenzar a ver el potencial de esta herramienta.

Crea tu cuenta en Notion aquí.

El Productivista