3 características básicas que debe tener tu CRM

Encontrarás mucha información y varios CRM con diferentes opciones, si estás empezando o si quieres cambiar, te explicamos cuáles son las tres funciones principales que debe tener todo CRM y por qué es necesario que las tenga. Asimismo, te dejamos nuestra recomendación al final.

👉 En todo este artículo utilizo Pipedrive como ejemplo. Pipedrive es la herramienta que yo uso y puedes probarla gratis por 30 días con este link para Productivistas.

¿Qué es y para qué sirve un CRM?

Sus siglas en español significan “gestión de las relaciones con los clientes.” Generalmente, se trata de una aplicación que funciona como base de datos para registrar toda la información de los clientes y socios de una empresa.

Un CRM debe ser capaz de estructurar una buena gestión comercial, a través del intercambio de información entre los distintos departamentos de una empresa. De la misma manera, debe categorizar a los clientes en distintas etapas de un embudo comercial para ayudarnos a tener una visión clara sobre lo que interesa a nuestros prospectos y clientes.

Ventajas de usar un CRM

• Administrar las interacciones con los clientes y prospectos
• Comprender las necesidades de las personas interesadas en tu negocio
• Definir un embudo comercial
• Mejorar el servicio al cliente
• Aumentar la rentabilidad de tu negocio

Si te parece interesante o quieres probar utilizar un CRM debes saber que hay tres funciones indispensables para que funcione correctamente y obtengas todos los beneficios mencionados.

Manejo de contactos

Una de las características imprescindibles de un CRM es el manejo de contactos. Busca un CRM que te permita añadir la mayor cantidad de información posible para monitorear; quién es cada persona, a qué empresa pertenece, cuáles son sus datos de contacto, incluyendo correo electrónico y teléfono de la oficina. Incluso que permita tener datos de personas relacionadas, esto último es clave en la gestión de ventas.

Asimismo, tu gestor de clientes debe automatizar la recolección de información de contacto porque introducirla manualmente es tedioso y puede llevar errores de escritura. El CRM debe ser capaz de extraer estos datos a partir de correos electrónicos y llamadas, sin necesidad de que nosotros tengamos que hacerlo.

Pipeline o embudo de ventas

Una vez que recogemos la información, la parte más importante es saber cómo los contactos se vinculan a los tratos que intentamos cerrar. Para ello, recurrimos a un embudo de ventas o pipeline. En él, tendrás distintas etapas donde los prospectos evolucionan desde prospectos fríos, que realizan preguntas pequeñas por email sobre algún producto, hasta que los conviertes en clientes que adquieran tus servicios.

Esto mediante un proceso donde debes entregarles información sobre lo que ofreces,  añadir valor y resolver las dudas que puedan tener, etc…

Sea cual sea tu modelo de embudo comercial debes determinar hasta dónde avanza el prospecto, en caso de que se convierta en cliente, qué productos similares ofrecerle, o por el contrario analizar en qué punto se retiran para conocer por qué las personas deciden no comprar, qué los motivó a empezar y monitorear el avance de cada uno.

De la misma manera, conocer los posibles clientes te ayudará a calcular un estimado de ingresos y de flujo de caja para planificar con anticipación, en base a un total de posibles ventas en tus negocios. Esta es una forma de operacionalizar los resultados que entrega el CRM.

Integración de aplicaciones

Otra característica importante que debe tener tu CRM es la capacidad de conectarse con un sinfín de distintas aplicaciones, ya que la mayoría de programas y sitios webs de productividad están fragmentadas, es necesario conectar a tus clientes a través de distintos proveedores.

Por ejemplo, si tu gestor de correo electrónico está separado del CRM es más práctico recibir todos los correos en un mismo lugar, en especial si se tienen distintas direcciones de correo. También, un CRM debe ser capaz de conectarse a la suite de aplicaciones de Google y Microsoft; y poder realizar videoconferencias a partir de distintas plataformas como Zoom.

Entre las aplicaciones que recomendamos conectar, se encuentra WhatsApp porque la mayoría de los clientes suelen usarlo y es fácil mantener una comunicación personal por este medio, adicionalmente la versión de negocios te permite crear un catálogo para que las personas que tengan tu número puedan verlo.

Otra función de relevancia es conectar el software de contabilidad para que cada venta quede reflejada y el CRM pueda producir balances de manera automática en la integración. Es igualmente importante, conectar una herramienta externa de integración adicional, es decir, el CRM no debe vincularse necesariamente con todas las aplicaciones pero sí conectarse con una aplicación que haga de puente entre ellas.

Pipedrive

Pipedrive es nuestra recomendación de CRM. Te ayuda a organizar tu negocio a lo largo de todas sus etapas, tales como el proceso de ventas, campañas de marketing, atención al cliente, contratos con otras empresas y gestión de proyectos. Además de incluir las tres características claves de un CRM que hemos mencionado.

Pipedrive cuenta con varias secciones para desarrollar nuestros proyectos de la mejor manera posible para ayudarnos a expandir nuestra lista de clientes y organizar los procesos de nuestro negocio. En esta aplicación podemos añadir muchísima información de nuestros clientes y prospectos de manera automática, crear un embudo de ventas y ubicar a cada contacto en algún nivel e integrar un montón de aplicaciones como calendarios, mensajería, correo electrónico, etc...

• Otras funcionalidades de Pipedrive son:
• Seguimiento del proceso de ventas.
• Creación y manejo de campañas de marketing.
• Atención al cliente.
• Contratos con otras empresas.
• Organización de proyectos.

Finalmente, un CRM tiene tres funciones clave: manejo de contactos, creación y gestión del embudo de ventas e integración de aplicaciones externas. Puedes escoger el CRM que mejor se adapte a tus necesidades pero desde El Productivista te recomendamos usar Pipedrive una aplicación que incluye estas características y muchas más. Además, si te unes con nuestro link de referidos obtienes 30 días gratis de prueba y 20% de descuento durante el primer año.

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